Wanneer moet je met de voorbereidingen beginnen van een recordpoging
Daar moet je echt niet mee wachten. Heb je een idee en zijn er een aantal mensen enthousiast over, dan ga je direct beginnen met het opbouwen en uitwerken van je plan. Want de praktijk leert dat het voorbereiden, door doordenken, alles goed op de rit zetten tijd en inzet kost.
Wanneer je succes wilt hebben en echt een record wil vestigen, dan moet je er ruim van te voren mee starten. Er moet nogal wat gebeuren voordat het startsein van de recordpoging kan klinken.
Wat is “te laat” beginnen?
Het komt nogal eens voor dat we een aantal weken voor een geplande recordpoging een mailtje krijgen of we even een inspecteur kunnen regelen van de Guinness Book of Records. Dat gaat dus niet meer lukken. De doorlooptijd bij de Guinness World Records Organisation (GWRO) gevestigd in Londen (GB) is minimaal 3 maanden. Na die 3 maanden weet je pas of ze je recordpoging accepteren voor beoordeling. Dat kan sneller beoordeeld wordeen door de GWRO, maar dan moet er wel zo’n 650 pond vooraf worden betaald.
De International World Records Organisation (IWRO) in Geneve (Zwiterland) werkt een stuk sneller, maar 2 weken van te voren is wel heel erg kort. Er moet best nog wat geregeld worden en dat kost dus tijd.
Neem voor een kleine recordpoging minimaal een aantal maanden tot een half jaar de tijd voor de voorbereidingen. En voor een grote recordpoging, met alle voorbereidingen, zoeken van sponsors, opbouwen van een recordteam, en alles wat er verder mee te maken heeft kunt u gerust een jaartje uittrekken. Het kan sneller, natuurlijk, als je heel veel goede mensen hebt die ter zake kundig zijn en als er voldoende geld is om de kosten te betalen. Maar neem niet het risico dat u een paar weken voor de datum van de recordpoging achter komt dat er nog heel veel moet gebeuren en dat u de deadline niet haalt. Dan is de inspecteur die uw recordpoging komt beoordelen op die dag niet nodig, Maar u heeft wel een contract getekend met de Certificerende Organisatie, dus de kosten moeten toch betaald worden. Dat is natuurlijk zonde. En voor de nieuwe datum moet weer een inspecteur worden ingehuurd, dus in zo’n geval worden het dubbele inspectie kosten.
De STAPPEN/FASEN van de opbouw
We zetten in hoofdlijnen de planning maar even op. In de volgende hoofdstukken worden al deze onderwerpen, en nog meer onderwerpen, uitgebreid onder de loep genomen en nader besproken.
Idee
Allereerst moet er een idee zijn voor een recordpoging en er moet gecontroleerd worden of dat record al bestaat en zo ja, met welke parameters het is gevestigd. Dus in geval van een mensen record, hoeveel mensen waren er bij betrokken. In het geval van een afstandsrecord, hoeveel afstand is er gehaald. In geval van een aantalrecord, hoeveel stuks zijn er behaald.
Komt u er niet uit, stuur ons dan even een mailtje. Dan kunnen wij in de registers van de Certificerende Organisaties even controleren hoe het met uw record gesteld is.
Bestaat het record al, dan zult u met een hoger aantal moeten komen om het te kunnen verbeteren, dat zal duidelijk zijn. Maar er zijn ook andere regels verbonden aan het vestigen van een record. In één van de volgende artikelen komen we daar op terug.
Opbouwen stuurgroep
Dan gaan we de Stuurgroep opbouwen. Zoek de mensen die je echt nodig hebt en die nut hebben voor het voorbereiden, begeleiden, ondersteunen en ook controleren van je recordpoging. Het feit dat iemand een goede vriend of vriendin is is geen reden om iemand in een stuurgroep te plaatsen. In de stuurgroep kom je door je enthousiasme voor de recordpoging, je gedrevenheid, maar zeker op basis van kennis en kunde. Maar de Stuurgroep niet te groot. In de loop van de tijd zullen er, door het uitbreiden van de taken, vanzelf mensen bij komen.
Over het opbouwen van de Stuurgroep en het doel daarvan hebben we al eerder een onderwerp geschreven. Kijk, als je dat nog even na wilt lezen, even in het overzicht van de hoofdstukken. Aan het eind van dit artikel vind je ook een link naar dat overzicht.
Opbouwen recordteam
Na het opbouwen van de Stuurgroep, het uitbouwen van het plan en het verder vormgeven van het hele idee gaan we starten met het opbouwen van het recordteam. In een eerder artikel hebben we daar al meer informatie over gegeven die je, indien gewenst, nog even na kunt lezen.
Omschrijven van de recordpoging en titel van de recordpoging
Het is heel erg belangrijk om vooral de TITEL van de recordpoging goed te omschrijven. Dit is de naam van de recordpoging waar de Certificerende Organisaties naar kijken. De titel moet duidelijk weergeven waar het over gaat. Maar de titel wordt ook gebruikt om je recordpoging te vergelijken met andere recordpogingen in de Registers van de Certificerende Organisaties.
Een TITEL voor een recordpoging kiezen ligt heel gevoelig
Stel, je gaat met 500 man in een gele overal lopen van Scheveningen naar Hoek van Holland in een bepaalde tijd, stel een uur. Nu ga je het zelfde doen, maar met 10.000 personen. Is dat dan een ander record? Of je doet het met 300 dames in een gele overal. Is dat dan een ander record? Of je doet het met 1.000 mannen en vrouwen die ouder zijn dan 50 jaar. Of je doet het op klompen.
De Certificerende Organisatie bepaalt of er sprake is van VERBETEREN van een BESTAAND RECORD of dat er sprake is van een NIEUW RECORD. En dat kan nogal een verschil maken.
Stad Peer in België bestond 650 jaar en wilde een record vestigen met volksdansen. Door met 650 paren te volksdansen. Maar het Wereldrecord Volksdansen stond, ten tijde van de recordpoging op een Groep in Griekenland met 5614 deelnemers die met elkaar de beroemde Griekse Sirtaki dans dansten.
Er was dus een record dat groter was dan het geplande record van Stad Peer, maar de Sirtaki dansen doe je met de hele groep en niet in paren.
Een Wereldrecord Volksdansen was op dat moment nog niet gevestigd dus in overleg met de International World Records Organisation mocht wel de recordtilel “Volksdansen in Paren” op voor een Wereldrecord. Dus Stad Peer behaalde, ondanks een kleiner aantal deelnemers als het Griekse record toch een Wereldtitel. (die is inmiddels al weer verbroken met meer dan 1400 deelnemers in PERU. Tja, dat kan natuurlijk al na een week gebeuren. Maar je bent dan toch even Wereldkampioen geweest. En sommige records staan al 30 jaar. Alles is mogelijk op dit gebied.)
Het kiezen van de juiste recordtitel is dus heel erg belangrijk. Zodra een recordpoging wordt aangemeld kunnen we daar natuurlijk, na het onderzoek wat dan volgt in de Registers van de Certificerende Organisaties, verder overleg over voeren en eventueel de recordtitel bijstellen.
Keuzes maken, voor welk record gaat u
Er zijn drie Certificerende Organisaties in de Wereld. De Guinness World Records Organisation in Londen (GB), de World Records Academy in Miami (VS) en de International World Records Organisation in Geneve (Zwitserland). Alle Certificerende Organisaties beoordelen, certificeren en registreren Wereldrecords. Maar de International World Records Organisation biedt ook de mogelijkheid om Continentrecords (b.v. een Europees Record) of Nationale Records (b.v. Nederlandse – of Belgische Records te beoordelen, te certificeren of te registreren. Dus haalt u het Wereldrecord niet, dan zit er misschien toch wel een Europees record of een landenrecord in. Dat biedt meer mogelijkheden. Hierover meer in een later artikel.
Aanvragen Certificering van de recordpoging
De aanvraag van beoordeling, certificering en registratie van een record moet tijdig gebeuren. De Guinness World Records Organisation houdt hiervoor een termijn aan van minimaal 3 maanden. Het kan sneller, maar dan moet er een bedrag van £ 650 vooruit worden betaald. De World Records Academy is sneller en de International World Records Organisation is de snelste. Maar houd er rekening mee dat lang wachten kan betekenen dat er geen inspecteur beschikbaar is die de recordpoging komt beoordelen. De Certificerende Organisaties zijn druk en beoordelen recordpogingen over de hele Wereld. Dus de planning kan wel eens vol zitten. DUS WACHT NIET TE LANG MET HET AANVRAGEN VAN DE CERTIFICERING.
PR en contacten met de Media
Het is van het allergrootste belang dat u met het leggen van contacten met de media zo snel mogelijk begint. Bouw een website voor uw recordpoging zodat u een centrale informatiebron heeft voor allen die geïnteresseerd zijn in uw recordpoging. En niet alleen voor het werven van recordteamleden, maar zeker ook voor het vinden en informeren van sponsors en voor het opbouwen van achtegrondinformatie voor de media en schrijvende pers. Er zijn veel nieuwssites. Daar moet u toch zeker op komen. Hierover komt later een uitgebreid artikel.
Wat gaat het opbouwen van een recordpoging kosten
Ja, dat is ook nog een onderwerp. Een recordpoging goed opbouwen kost geld. En wanneer je ieder dubbeltje om moet draaien om de zaken draaiende te houden dan wordt het echt niets. Eén van de belangrijkste taken van de Stuurgroep is om direct de fondswerving op poten te zetten. Want er moeten allerhande kosten gemaakt worden, zoals de kosten van de inspecteur van de Certificerende Organisatie die uw recordpoging komt beoordelen. Maar wanneer de mensen van het recordteam vergaderen moet er toch ook een kopje koffie zijn. We gaan hier in het volgende artikel uitgebreid op in
Sponsors, hoe krijg je die
Dit is een deel van het opbouwen van de recordpoging waar meestal enorm tegenop gekeken worden. Maar als je voorbereidingen goed zijn gemaakt en je hebt een aantal sterke mensen om je heen verzameld, dan wordt dat gewoon een sport. Zoals ik hiervoor al aangaf gaan we hier in een volgend artikel diep op in.
Ontwikkeling van een recordpogingdraaiboek
Het is belangrijk, gaven we al eerder aan, dat alles wordt vastgelegd wat besproken en afgesproken wordt. Bouw, met de opbouw en ontwikkeling van uw recordpoging, een RECORDPOGINGDRAAIBOEK op. Zodat iedereen kan zien wat er al is, wat er nog moet gebeuren en welke afspraken zijn gemaakt. Nieuwkomers in de groep kunnen zo heel snel de draad oppakken. Hierover later meer.
Taakverdeling maken, wie doet wat
Leg vooral goed vast wat iedereen gaat doen en (ja het kan niet anders) waar de verantwoordelijkheden van iedereen betrokken bij de recordpoging liggen. Niet dat de één belangrijker is dan de ander. Maar voor de recordpoging is het het beste als de mensen van het Recordteam allemaal doen waar ze goed in zijn of wat ze goed kunnen. Dan zijn er de minste problemen tijdens de voorbereidingen en is de kans op succes het grootst.
Oefenen, Oefenen, Oefenen
We hebben helaas al veel recordpogingen zien mislukken door slechte voorbereidingen. Je rukt een groep mensen bij elkaar en dan maar van start. Het zal je niet verbazen dat het dan een mislukking wordt. Een recordpoging is een topprestatie. Het is eigenlijk topsport. De voorbereiding moet optimaal zijn en daar hoort ook oefenen bij. Niet alleen voor de deelnemers aan de recordpoging maar voor iedereen die er bij betrokken is. Het liefst zien wij een Generale repetitie, bijvoorbeeld een week van te voren. Zodat alle fouten en problemen in kaart komen en opgelost kunnen worden voordat de grote dag er is.
De recordpoging
Dan komt, na alle voorbereidingen, de dag van de recordpoging. Dan gaat het echt beginnen en het moet in één keer goed. Er is meestal geen tijd meer om het nog een keer over te doen. Dus . . .
Feestje
Wanneer je zo iets geweldigs gedaan hebt als het uitvoeren van een recordpoging, dan is het tijd voor een feestje. Even de emoties laten zakken. Nog eens napraten over de recordpoging en de hele periode in de aanloop daarvan. Een borrel, een hapje, lekker lachen. En natuurlijk alvast plannen maken voor het verbeteren van je eigen record, volgend jaar.
Heel veel succes met het starten van de voorbereidingen van uw recordpoging
En heeft u vragen, neem dan even contact met ons op.
“Wanneer moet je met de voorbereidingen beginnen” is de naam van dit artikel. Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen van het draaiboek hoe je een recordpoging kunt organiseren. U kunt naar de volgende pagina , naar de vorige pagina of naar de eerste pagina van deze reeks.
U kunt ook rechtstreeks naar de overige artikelen in deze reeks. Die vindt u in de hoofdstukkenlijst van de reeks: “Wereldkampioen worden, hoe begin je“. Van daaruit kunt u direct doorklikken naar de verschillende hoofdstukken en onderwerpen.
Er zijn een aantal artikelreeksen op deze website. Misschien wilt u meer weten over: recordpoging aanmelden, of over de beoordeling van een recordpoging, of over de kosten van het certificeren van een record. Voor een recordpoging is geld nodig. In de reeks Sponsors zoeken en vinden leest u hoe u die gelden binnen kunt halen. Wilt u een draaiboek zien voor de opbouw van een recordpoging, lees dan de reeks: Wereldkampioen worden, hoe begin je.
Wilt u uw recordpoging direct bij ons aanmelden? Ga dan direct naar het aanmeldformulier recordpoging.
Heeft u (na het lezen) vragen, neem dan contact met ons op via ons contactformulier.
