Recordpogingdraaiboek opbouwen

Een recordpoging kan niet zonder een Recordpogingdraaiboek. Een Recordpogingdraaiboek waarin alles over uw recordpoging in is omschreven. Maar dan ook echt alles.

En waarom is dat dan zo belangrijk?

De rode draad in uw recordpoging is een recordpogingdraaiboek. Dit is de handleiding voor de recordpoging waar alles in staat wat met de recordpoging te maken heeft. Een recordpogingdraaiboek kan vele hoofdstukken bevatten en honderden pagina’s. In de meest ideale vorm bestaat het recordpogingdraaiboek uit:

Een voorwoord
Een inhoudsopgave
Een inleiding
Een stukje historie, hoe is het idee voor de recordpoging ontstaan
Een uitgebreide en duidelijke omschrijving van de recordpoging
Een opgave voor welk record wordt gegaan (Landenrecord/Europees record/Wereldrecord)
Het recordteam, inclusief functies, taakomschrijving, verantwoordelijkheden, emailadressen

en andere belangrijke informatie

De gegevens van het secretariaat, vestigingsplaats, email, telefoon, openingstijden, enz.
Afdeling coördinatoren en hun verantwoordelijkheden
Informatie over Website, Email adressen, Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest, Instagram
De algemene planning, mijlpalen, datum recordpoging, datum generale repetitie, data, try-outs
Begroting van de recordpoging
Lijst met benodigde goederen, faciliteiten, financiële middelen
Sponsorwensen & Sponsorpakketten
Persvoorlichting
Vergaderschema
Actie lijst
Opruimschema, opleveren goederen en faciliteiten
Afsluitingsfeest
Afronding recordpoging
Beëindiging en opheffing vennootschap (indien de recordpoging vanuit een vennootschap is uitgevoerd en indien u die niet in winterslaap wilt zetten)

We zullen alle genoemde onderwerpen hierna voor u uitwerken:

Een voorwoord

Stapel formulieren — Ja, er komt nogal wat papier bij kijken

Wanneer u een recordpoging gaat voorbereiden is het van het allergrootste belang om voldoende duidelijkheid te scheppen voor allen die bij de recordpoging betrokken zullen zijn. Wellicht begint een plan voor een recordpoging met een groepje vrienden, collega’s of vakgenoten. Maar op termijn zullen er ook buitenstaanders bij betrokken gaan worden. Dan is het belangrijk dat die zich snel in kunnen lezen. Dat ze, door middel van het recordpogingdraaiboek en de notulen van de gehouden vergaderingen in korte tijd volledig op de hoogte zijn van wat er gebeurt, waar u staat in de planning en wat er nog moet gebeuren.

Het is verstandig dat het recordpogingdraaiboek wordt voorzien van een voorwoord van de coördinator van de recordpoging in combinatie met degene die de recordpoging gaat wagen of de leider van het team dat de recordpoging gaat realiseren.

Schrijf het recordpogingdraaiboek zo duidelijk en volledig dat een wild vreemde, die nog niet van uw recordpoging gehoord heeft en die niemand van uw team kent, na lezing en lezing van notulen, actielijsten, website, facebookpagina, twitterberichten, enz. volledig op de hoogte is en direct mee kan draaien en direct weet of na kan zoeken voor welke informatie hij of zij bij welke persoon van het team moet zijn.

Dit direct goed opzetten voorkomt dat nieuwe mensen fouten gaan maken, informatie niet kunnen vinden, en dan maar wat aan gaan klooien.

Een strakke organisatie is heel belangrijk, zonder het plezier en het enthousiasme van de recordteamleden te beperken.

Een inhoudsopgave

Voor de leesbaarheid wordt het recordpogingdraaiboek in hoofdstukken verdeeld. Een recordpogingdraaiboek kan honderden pagina’s groot worden. Een goede inhoudsopgave is dan van enorm belang, alsmede een goede index.

Een inleiding

Hier schrijft u een verhaal over hoe het allemaal zo gekomen is. Een stukje historie, hoe is het idee voor de recordpoging ontstaan. Hoe het in gesprekken vorm heeft gekregen. Wat u aan onderzoek heeft gedaan en wat daar uit is gekomen. De uiteindelijke beslissing om voor een recordpoging te gaan. De eerste gesprekken. Het samenstellen van de stuurgroep, als basis voor het recordpogingteam, met een introductie van de teamleden. Er vergeet niet overal de data bij te zetten zodat er een tijdslijn ontstaat.

Als u dit onderdeel goed opbouwt geeft het gelijk een idee van de sfeer die rond de recordpoging hangt en de doelstellingen die u heeft ontwikkeld voor de recordpoging.

Een uitgebreide en duidelijke omschrijving van de recordpoging

Hier is het van belang om de recordpoging zo duidelijk mogelijk te omschrijven. Eigenlijk de omschrijving die u toch al nodig heeft voor het aanvragen van de certificering. Wees zo duidelijk en uitgebreid mogelijk zodat hier geen verdere vragen over komen.

In de gesprekken die u bij de totstandkoming van de stuurgroep heeft gehad zijn veel zaken besproken. Nu is het zaak om al deze zaken in dit onderdeel heel goed te beschrijven, ook zaken die eigenlijk al normaal en vanzelfsprekend zijn geworden in de Stuurgroep.

Een opgave voor welk record wordt gegaan

Gaat u voor een Nationaal (Nederlands) record, voor een Europees record of zelfs voor een Wereld record. Omschrijf duidelijk waarom uw keuze zo is gemaakt, zodat ook nieuwelingen uw beslissingen begrijpen. Veel mensen zullen denken dat iedereen toch voor een Wereldrecord moet gaan, maar het kan een afgewogen keuze zijn om dat niet te doen. Leg dat hier uit.

Het recordteam, inclusief functies, taakomschrijving, verantwoordelijkheden, emailadressen en andere belangrijke informatie

In dit onderdeel geeft u een weergave van de samenstelling van het recordteam. Beginnend met de stuurgroep (de oprichters zogezegd) en vervolgens uitgebreid met de nieuwe aanwinsten van het team. Geef minimaal de volgende informatie:

Achternaam
Tussenvoegsels
Voorletters
Roepnaam (mag ook Meneer of Mevrouw zijn)
Geslacht
Leeftijd (geboortedatum is gemakkelijk voor het feliciteren van het teamlid (secretariaat))
Korte beroepsomschrijving (altijd gemakkelijk om te kijken wie van iets meer kan weten)
Functie in het recordteam
Verantwoordelijk voor
Bevoegdheden
Bereikbaar op:
Mailadres
Telefoon (indien het teamlid dat wil)
Mobiel (indien het teamlid dat wil)
Tijden waarom het teamlid bereikbaar is per telefoon (begintijd – eindtijd)
Lid van de commissie(s): . . . . .
Neemt deel aan de vergadering(en) van . . . .
Inzetbaar op: ma / di / wo / do / vr / za / zo (aan te geven door de functionaris, het liefst
met tijden er bij.
Eventueel in geval van nood of dringende spoed bij: . . . . . . . . en/of op telefoonnummer:
. . . . .

Deze lijst kan natuurlijk aangevuld worden met nog veel meer informatie. Maar dat is afhankelijk van uw eigen wensen.

Verder is het van belang om een duidelijk organogram toe te voegen aan het recordpogingdraaiboek, zodat iedereen in één oogopslag kan zien hoe de structuur in elkaar zit. Maak dat als het kan op een A3 formaat, zodat ook iedereen zichtbaar is. En maak er een legenda bij met een verwijzing naar de functionarissen en andere personen in het schema. Wordt het een heel grote recordpoging, dan kan het aantal teamleden wel oplopen tot meer dan 100 mensen. Het is dan ondoenlijk om één grote vergadering te gaan houden waar iedereen zijn zegje kan zeggen. Dat werkt niet.

Wordt de groep te groot, verdeel dan de groep in afdelingen, die op afdelingsniveau vergaderen en waarvan de leider deelneemt aan het coördinatoren en/of stuurgroep overleg.

Wel is het van enorm belang dat iedereen, die bij de recordpoging betrokken is verslagen en notulen krijgt van alle vergaderingen. Iedereen moet betrokken blijven bij het totaalgebeuren. En op de hoogte blijven van alles wat er gebeurd en hoever het nu staat. Worden er b.v. wijzigingen aangebracht in het recordpogingdraaiboek, dan is het verstandig om die in het draaiboek te wijzigen, op de website te plaatsen en ieder lid van het recordpogingteam apart per mail toe te zenden. Zo blijft iedereen op de hoogte en voelt zich bij het totaal betrokken.

Niet dat het ene teamlid in een recordpogingteam belangrijker is als een ander, maar er moet een hiërarchie zijn, anders wordt het een rommeltje en gaat het niet werken. Teamleden krijgen een bepaalde positie in een team op basis van kennis, kunde, ervaring en enthousiasme voor de functie.

Wanneer u b.v. een ervaren ondernemer of manager in het recordteam heeft, dan is dat een uitstekende kandidaat voor de functie van coördinator en leider van de stuurgroep. En hoe ouder, hoe beter (meer ervaring, heel belangrijk). Maar de beste man of vrouw moet natuurlijk wel willen. Die is misschien de hele dag bezig met het besturen van een onderneming of een afdeling van een onderneming en wil ’s-avonds of in het weekeinde het liefst met een hamer tribunes bouwen of een recordplatform of . . . . .

Het feit dat iemand iets kan of weet betekent niet dat hij of zij het dan ook maar in het recordpogingteam moet gaan doen. Het opzetten van en deelnemen aan een recordpogingteam is en moet altijd op vrijwillige basis zijn. Men moet er vreselijk veel zin in hebben. Het moet een gezellige groep worden. Die op elkaar kunnen rekenen, maar ook met elkaar kunnen lachen, gieren en brullen. Want afhankelijk van het record en de omvang kan het een traject worden dat maanden en misschien wel een jaar duurt. Het vraagt dus een commitment van de leden.

Dus hoe beter u de presentatie van uw recordpoging naar de buitenwereld toe maakt, hoe makkelijker nieuwe teamleden een keuze kunnen maken. En zich ook kunnen realiseren dat het niet een uurtje meedoen is en dan fluks naar het feest toe.

Ook is een goede verslaggeving heel erg belangrijk

Want ieder teamlid kan, om wat voor reden dan ook, (tijdelijk) uitvallen. En dan is het gemakkelijk de (tijdelijke) vervanger een stapel notulen en het recordpogingdraaiboek te geven zodat hij of zijn in een paar dagen helemaal bij is. Heeft u mensen genoeg, zet dan alle functies dubbel. Naast een coördinator en een assistent coördinator die bij (tijdelijke) afwezigheid en/of uitval (tijdelijk) de taken van de coördinator over kan nemen. En dat voor alle besturende, coördinerende, controlerende en afdelingsfuncties. En het is nog leuk ook om samen met een functie bezig te zijn. Dan kun je overleggen. Twee weten altijd meer dan één. En je kunt de druk een beetje verdelen, want naarmate de dag van de daadwerkelijke recordpoging nadert loopt de spanning toch wat op.

De gegevens van het secretariaat, vestigingsplaats, email, telefoon, openingstijden, enz.

In het recordpogingdraaiboek worden de contactgegevens van het secretariaat duidelijk weergegeven zodat iedereen, betrokken bij de recordpoging, het secretariaat direct kan bereiken. De volgende gegevens worden minimaal opgenomen:

De naam van het Recordpogingteam (wanneer het record vanuit een stichting, vereniging, of coöperatie wordt uitgevoerd, dan de naam van deze bedrijfsvorm)
De naam van de secretaris/secretaresse of het hoofd van het secretariaat
De adresgegevens van het secretariaat (kan ook het woonhuis van iemand zijn)
Telefoonnummer van het secretariaat
Mailadres van het secretariaat
Openingstijden van het secretariaat (geef dagen en tijden per dag aan)
Geef ook duidelijk aan waar de diensten van het secretariaat uit bestaan, waar ze bij ondersteunen, welke documenten er beschikbaar zijn, welke actielijsten er beschikbaar zijn, enz.

Afdeling coördinatoren en hun verantwoordelijkheden

Alles in goede banen leiden

Wanneer het recordpogingteam groter wordt is het aan te raden teams op te gaan zetten voor de verschillende activiteiten. Dat kan zijn:

Secretariaat
Administratie
Boekhouding
Financiën
Bouwgroep
Bedelteam (voor het bij elkaar halen van benodigde goederen en diensten en andere zaken die nodig zijn voor het ontwikkelen, voorbereiden en uitvoeren van de recordpoging)
Sponsoren team (voor het binnen halen en begeleiden van sponsoren)
Media team (voor het informeren van de media, schrijven van teksten voor de website, voor Facebook, voor Twitter en voor het schrijven en verzenden van persberichten
IT team (voor het bouwen en uitbreiden van de website (bijvoorbeeld in WordPress of Joomla), voor het ondersteunen bij het inrichten van e-mailboxen, enz.
Maak een Foto & Video team ( voor filmpjes op YouTube en foto’s voor de website, voor Facebook, voor Twitter. En niet alleen tijdens de recordpoging maar ook van de hele voorbereiding en alle mijlpalen. Voor portretten van degenen die het record gaan vestigen. Van de sponsoren, enz.
En start een eigen YouTube kanaal.
Gebouwbeheer & Facilitaire dienstverlening
Kaartenverkoop (bij een groot evenement)
Shop (voor de verkoop van T-shirts, petjes, enz.) (eventueel ook via een webshop in de site, in overleg met de IT Groep.
Wellicht kunt u er nog wel een paar bedenken.

Stel voor iedere groep een leidinggevende of coördinator aan die de groep vertegenwoordigt in het coördinatorenoverleg, die leiding geeft aan de afdeling, vergadert met de afdelingsleden en de voortgang bewaakt van de werkzaamheden van zijn of haar team en indien nodig rapporteert aan de stuurgroep.

Zet voor de afdeling coördinator, indien mogelijk, een tweede in, de assistent-coördinator. In geval van (tijdelijke) uitval kan deze de taken van de afdeling coördinator (tijdelijk) overnemen

Schrijf de bevoegdheden van de coördinator en de afdeling duidelijk op. Het behoeft geen militaire operatie te worden, maar goed geregeld spaart veel tijd en geld uit.

Informatie over Website, Email adressen, Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest, Instagram

Iedereen binnen het team, maar ook belangstellenden en zeker sponsoren, moeten op de hoogte gehouden worden van de voortgang van de recordpoging. Daarvoor gebruiken we de Massa Media.

Er komt natuurlijk een schitterende website. Er is altijd wel een webbouwer of iemand die in WordPress, Joomla of Drupal een site kan bouwen. En u kunt het zo ingewikkeld maken als u wilt.

Probeer direct een shop in het systeem te bouwen. Ga T-shirts verkopen met een opdruk over de recordpoging, of maffe teksten over de recordpoging. Petjes, bedrukte glazen of bekers. Er zijn heel veel mogelijkheden. Dat trekt de aandacht en mensen gaan er over praten. Denk ook aan opdruk van de sponsoren, die betalen daar voor en het is mogelijk een extra argument om de sponsoren over de brug te halen.

Alle internetadressen van de website, Facebook, Twitter en anderen worden natuurlijk in het draaiboek vermeld.

De algemene planning, mijlpalen, datum recordpoging, datum generale repetitie, data, try-outs

In het recordpogingdraaiboek staan alle mijlpalen, niet alleen die geweest zijn en/of gerealiseerd

zijn, maar ook die nog komen. Een tijdsplanning in een notendop, die op alle onderdelen nader dient te worden uitgewerkt. De uitgewerkte mijlpalen worden natuurlijk ook onderdeel van het recordpogingdraaiboek.

Lijst met benodigde goederen, faciliteiten, financiële middelen

Door de coördinator, de penningmeester, de stuurgroep, de toekomstige recordhouder(s) en de leidinggevenden van de verschillende afdelingen binnen het recordpogingteam wordt een lijst met benodigde Goederen, Faciliteiten en Financiële middelen opgebouwd. Deze lijst zullen we in het vervolg de GFF Lijst noemen.

Het is heel verstandig om veel aandacht te besteden aan deze lijst, om vooraf al goed in kaart te brengen wat er nodig is aan middelen. Rekening houdend met hoe groot het gaat worden natuurlijk. Het is heel vervelend om een aantal keren naar de sponsorengroep te moeten gaan voor extra geld. Of er moet een extra dienst of idee tegenover staan.

Maar er is ook nog een bedelteam . . . . . . . en er zijn altijd nog wel VIP kaarten of gewone kaarten voor de recordpoging te vergeven. Dus er zijn altijd wel mogelijkheden om aanvullende fondsen te werven.

Een voorbeeld van een begroting is bij ons beschikbaar.

Begroting van de recordpoging

Een van de belangrijkste zaken is een goed opgezette begroting. Hoeveel geld is er nodig en waarvoor. Een kundig administratief geschoold persoon is dan ook van absoluut belang voor het welslagen van de hele operatie. Neem er de tijd voor om die te zoeken. Het liefst iemand die dagelijks met het vak bezig is.

Sponsorwensen & Sponsorpakketten

Wanneer u de beslissing genomen heeft om uw evenement te laten sponsoren, dan moeten er ook regels worden opgesteld, sponsorcontracten worden opgesteld, sponsoren worden benaderd. Heel belangrijk is het dat, op basis van de begroting, eerst bepaald wordt hoeveel geld er nodig is. Dan kan bepaald worden hoe deze behoefte verdeeld wordt over een groep sponsoren.

U kunt bijvoorbeeld kiezen voor:

1 hoofdsponsor + 3 eerste rangs sponsoren + 10 tweede rangs sponsoren

De inbreng van de hoofdsponsor is natuurlijk aanzienlijk groter als de inbreng van de overige sponsoren.

Stel, u heeft 250000 euro nodig.

Het hoofdsponsorschap kost dan € 100.000

Een sponsor 1e rang mag meedoen voor € 35 000

En de sponsor 2e rang doet mee voor € 11.000,-

Dan blijft er wel iets over, maar er zijn altijd tegenvallers. Ik moet nog een begroting zien die klopt of die niet tussentijds aangepast moet worden. Maar dat moet ook kunnen.

Denkt u het met € 25.000,- of met € 5.000,- te kunnen redden, dan worden de andere voorbeeldbedragen natuurlijk ook aangepast. Maar ga niet voor het minste bedrag, want er komen in de loop van de opbouw van een recordpoging altijd kosten bij.

Het opbouwen van sponsorpakketten is een kwestie van een model ontwikkelen en daarna onderhandelen. Het kan zijn dat er van het hele model niets overblijft, omdat sponsoren exclusiviteit eisen voor bepaalde gebieden, of omdat sponsoren specifieke wensen hebben. Deze onderhandelingen zijn heel belangrijk en moeten het liefst worden gevoerd door mensen met ervaring in het onderhandelen op hoog niveau. Indien nodig kunt u bij IRSG specialisten inhuren.

Dan moet, als een akkoord is bereikt met een sponsor alles goed en precies verwoord worden in een overeenkomst. Indien nodig kunt u hiervoor een jurist inhuren bij IRSG. Maar als het enigszins kan voegt u ook een jurist of advocaat aan uw recordteam toe.

Persvoorlichting

Al in een zo vroeg mogelijk stadium dienen de Media te worden ingelicht van uw voorgenomen recordpoging.

Het beste tijdstip om de media in te lichten is nadat u het akkoord van de certificerende organisatie, de IWRO of de GWRO binnen heeft gekregen en alle eisen van de certificerende organisatie voor uw recordpoging bekend zijn. U weet dan ook zeker dat de recordpoging doorgang kan vinden.

Dan is het tijd om sponsoren te gaan zoeken, de media in te lichten, kaarten te gaan verkopen voor de recordpoging, promotieartikelen op de markt te brengen, enz.

Het is verstandig om voor het te woord staan van de pers een ervaren persvoorlichter in te schakelen of iemand die daar verstand van heeft en ervaring mee heeft. Een journalist of een oud-journalist is de ideale keus. Die moet duidelijk te horen krijgen welke informatie op welk moment naar buiten gebracht mag worden en welke nog niet.

Vergaderschema

Het is aan te bevelen om voor iedere groep en afdeling binnen het recordpogingteam een vast vergadermoment af te spreken. Zodat iedereen in die groep er bij kan zijn. Vergaderingen worden op de website bekend gemaakt, maar het secretariaat en/of de afdeling coördinator stuurt ook ieder lid van een vergadering tijdig een reminder. Verder is het heel belangrijk om 1 x in de maand een informele bijeenkomst te plannen, een soort van inloopbijeenkomst, voor het hele recordpogingteam. Het hele recordteam kan dan op de hoogte worden gesteld van de ontwikkelingen. En na het officiële deel een informeel samenzijn waarbij iedereen met iedereen kan praten over elk onderwerp. Een dergelijke informele meeting blijkt een enorme bron van verbeteringen en ontwikkelingen te zijn.

Actie lijst

Iedere groep binnen het recordpogingteam houdt een actielijst bij. Het is verstandig die actielijsten per groep op de website te plaatsen en “up to date” te houden. Anderen kunnen misschien makkelijk een actiepunt oplossen. Weten ze het niet, dan kunnen ze ook niet helpen. Maak bij het updaten ook een overzicht van al afgeronde taken en door wie dat is gedaan. Dan is het makkelijk als er iets fout gaat of als er een uitbreiding in die taak moet worden gerealiseerd om snel de juiste persoon daarvoor te zoeken. Hoe meer informatie er op de site komt, hoe beter.

Opruimschema, opleveren goederen en faciliteiten

Wanneer de recordpoging is afgelopen, succesvol of niet, moet het hele spektakel natuurlijk worden opgeruimd. De geleende goederen moeten terug naar de eigenaar. Er moet door de financiële man of vrouw een Eindbalans en Verlies & Winstrekening worden opgesteld. Er moet gekeken worden wat er met de overblijvende baten gebeurt. Worden die geschonken aan een goed doel? Of worden die gereserveerd voor een volgende recordpoging, een verbetering van het huidige record. Volgend jaar of zo?

Afsluitingsfeest

En dan is het tijd voor een knalfeest. Met een huldiging van degenen die het record hebben gerealiseerd en van het recordpogingteam zelf. Nodig hier iedereen voor uit:

De recordhouders of degenen die de recordpoging hebben gedaan
Het recordpogingteam
De sponsoren
Relaties van sponsoren
En natuurlijk de aanhang van iedereen bij de poging betrokken, want die hebben hun partners een poos moeten missen.
Maak er een knalfeest van
Met een enorme taart
Met een lopend buffet
Met champagne, als het gelukt is
Met een band
Met een dans avond
Met artiesten
Met . . . . . .
Hoe gekker hoe beter. Ook over het feest moet nog weken gepraat worden.
Vergeet u niet de kosten van het eindfeest in de begroting op te nemen en bij de sponsoren weg te halen.

Afronding recordpoging

Na het feest zullen de activiteiten van de recordpoginggroep worden afgebouwd. Als u de media goed heeft bespeeld of heeft laten bespelen, dan zullen de recordhouders nog wel wat informatieaanvragen krijgen, of uitgenodigd worden voor spreekbeurten of presentaties.

Het secretariaat zal nog enige tijd actief moeten blijven. Zo ook de stuurgroep. Alles moet goed gearchiveerd worden. Opgeslagen worden voor een mogelijke verbetering van het record.

En dan moet er nog één belangrijke beslissing genomen worden:

Beëindiging en opheffing recordpogingvennootschap of niet?

Wanneer u de recordpoging vanuit een vereniging, stichting of coöperatie heeft georganiseerd dan staat die vennootschap na het behalen van het record er nog. U moet zich dan af gaan vragen of u de vennootschap gaat ontbinden, of in winterslaap zet. Bent u van plan om volgend jaar het eigen record te gaan verbeteren? Is er een persoon of groep, nationaal of internationaal, die uw record aanvalt en/of verbetert? En gaat u dan de strijd aan? Dan is het zeker verstandig de vennootschap te laten bestaan en bijvoorbeeld eens in de drie maanden de leden een update te sturen van wat er gebeurt en wat de plannen zijn.

Blijft de vennootschap staan, dan blijft het secretariaat ook in stand, alsmede de stuurgroep. Natuurlijk kunnen leden aftreden en plaats maken voor anderen. Maar wanneer u van plan bent om actief te blijven, besteedt er dan iedere maand een uurtje aan. Totdat het spel overnieuw gaat beginnen, want dan wordt de hele groep weer actief. En begint het spektakel weer overnieuw. Dan gaat het organiseren ook een stuk sneller, want de ervaring is er al.

Een goed voorbeeld is de Elf Steden Tocht Vereniging. Jaren slapend, omdat de condities niet goed genoeg zijn om het evenement te organiseren. Maar het blijft wel bestaan. Want als het toch weer eens kan, dan is iedereen die er bij betrokken was direct weer actief.

Index

Afhankelijk van de omvang van het recordpogingdraaiboek is een index een interessante aanvulling. Om snel even op onderwerp te zoeken. Aan te raden. En in een tekstverwerker is het zo gepiept.

Moeilijk, moeilijk, moeilijk

Vertel alle teamleden van het recordpogingteam dat een functie wordt vervuld door de beste persoon voor die functie. Het kan dus zijn dat iemand in de opbouw van de recordpoging vervangen moet worden door iemand die veel sterker is op dat vakgebied. Wees daar bij iedereen heel duidelijk in. Ook al is het uw beste vriend. Ook al heeft hij of zij veel aan de ontwikkeling bijgedragen. Het kan zijn dat iemand op een bepaald moment de lat niet meer kan halen. Natuurlijk gooit u die persoon er niet uit. Maar het is dan wel verstandig om een andere positie te zoeken voor die persoon. Zonder hem of haar te kwetsen. Een heel moeilijke beslissing maar soms moet het. Omdat de fouten van één persoon die op de verkeerde plek in het team zit het hele evenement kan vertragen. Dit ligt vaak heel erg gevoelig. Het vereist veel voorbereiding en ook goede onderhandelingen om dit proces door te voeren en degene die vervangen wordt voor het team te behouden.

Maar één ding staat centraal, de beste man of vrouw op iedere plaats in het team. Het behalen van succes is het allerbelangrijkste en soms moeten daar offers voor gebracht worden. Vaak is het mogelijk om de nieuwe (sterkere) persoon als assistent aan de zittende functionaris toe te voegen en dan wijzigt de verhouding binnen een paar weken vanzelf wel.

Maar soms moet je ook, in belang van het welslagen van de voorbereidingen, rigoureuze beslissingen nemen. Het kan dan niet anders.

“Recordpogingdraaiboek opbouwen” is de naam van dit artikel. Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen van het draaiboek hoe je een recordpoging kunt organiseren. U kunt naar de volgende pagina , naar de vorige pagina of naar de eerste pagina van deze reeks.

U kunt ook rechtstreeks naar de overige artikelen in deze reeks. Die vindt u in de hoofdstukkenlijst van de reeks: “Wereldkampioen worden, hoe begin je“. Van daaruit kunt u direct doorklikken naar de verschillende hoofdstukken en onderwerpen.

Er zijn een aantal artikelreeksen op deze website. Misschien wilt u meer weten over: recordpoging aanmelden, of over de beoordeling van een recordpoging, of over de kosten van het certificeren van een record. Voor een recordpoging is geld nodig. In de reeks Sponsors zoeken en vinden leest u hoe u die gelden binnen kunt halen. Wilt u een draaiboek zien voor de opbouw van een recordpoging, lees dan de reeks: Wereldkampioen worden, hoe begin je.

Wilt u uw recordpoging direct bij ons aanmelden? Ga dan direct naar het aanmeldformulier recordpoging.

Heeft u (na het lezen) vragen, neem dan contact met ons op via ons contactformulier.