De financiële begroting

Om een Recordpogingdraaiboek te kunnen maken moet er gelijktijdig een financiële begroting worden gemaakt. Kort gezegd, hoeveel geld is er nodig voor het opbouwen en uitvoeren van de recordpoging.

We gaan in dit hoofdstuk geen les geven in het opstellen van een begroting. We nemen aan dat u in ieder geval iemand benadert om lid te worden van het Recordteam die een boekhoud- of accountancy achtergrond heeft. Zo’n persoon is uiteraard prima in staat om een begroting op te stellen, dit te verwerken in een boekhouding, eventuele contacten met de belastingdienst te onderhouden, enz.

Wel willen we hier een rode draad neerleggen en de onderwerpen benoemen die u zeker niet moet vergeten.

Dan het opstellen van de begroting voor de recordpoging. Dit gebeurt in een aantal fasen:

Inventariseren wat er nodig is
Inventariseren wat er is of wat de teamleden kunnen verzorgen
Totaallijst opstellen
Grote hoeveelheden in sponsorpakketten indelen
Kleine hoeveelheden naar het Bedelteam
Strakke notatie van de voortgang, afvinken van goederen, diensten

Deze fasen worden hieronder uitgewerkt.

Inventariseren wat er nodig is

Naar aanleiding van de opbouw van de schets voor de recordpoging heeft u een indruk van wat u nodig heeft voor het realiseren van de recordpoging.

Stel uzelf geen grenzen. Ga niet vooraf voorbehoud inbrengen vanuit de stelling: “DAT LUKT TOCH NIET”. Ga eerst voor het maximale en stel dan, indien echt nodig, de eisen naar beneden bij.

Zorg voor voldoende ruimte, voor vergaderingen, voor het secretariaat, voor een belteam, voor het bedelteam, voor opslag, voor catering. Kijk eens of je, bijvoorbeeld, via de Gemeente of een Vastgoedmaatschappij GRATIS leegstaande ruimte kunt krijgen voor het opbouwen en uitvoeren van je recordpoging. Dat kost meestal niets of een appel en een ei. En ga dan bij voorkeur voor een grote hal. Extra ruimte is altijd fijn. Dan kun je binnen oefenen. Er is voldoende opslag voor de materialen, enz..

Bewaak voortdurend de voortgang van het binnenhalen van de sponsoren en van het bedelteam.

Leg alle toezeggingen goed en schriftelijk vast. Trek in ieder geval een jurist of advocaat aan in je Recordteam die gratis alle juridische zaken regelt.

Inventariseren wat er is of wat de teamleden kunnen verzorgen

Wanneer de lijst compleet is gaan we eerst kijken wat er al is en wat de teamleden in kunnen brengen. Dat behoeft natuurlijk niet gratis te gebeuren. Ook hun bijdragen kunnen in het sponsoren of bedelverhaal meegenomen worden. Maak duidelijke afspraken hierover en leg die vast.

Zorg voor backup

Zoals het verstandig is om alle belangrijke functies in het team dubbel te zetten is het ook verstandig om voor goederen, sponsoren en andere middelen te zorgen voor een backup. Valt er iets uit, dan kunt u het uit de backup direct invullen.

Ook een sponsor kan op het laatste moment uitvallen. Maak een tweede lijst van geïnteresseerden en houdt ze warm. Valt er een sponsor uit, dan kunt u direct gaan onderhandelen over de overname van het pakket van die uitvallende sponsor. Ga, als dit gebeurt, geen water bij de wijn doen of de voorwaarden versimpelen. Dan komt daar bij de andere, eerder gecontracteerde sponsors, onvrede over en dat kan enorme consequenties hebben voor de voortgang van uw recordpoging. Dus gelijke voorwaarden als de uitvallende sponsor, en uw poot stijf houden. En niet in paniek raken als er iets niet loopt zoals u wilt.

Totaallijst opstellen

Indien alle benodigde financiële middelen, benodigde goederen en benodigde diensten in kaart zijn gebracht maakt u daar een totaallijst van. Maak die lijst bekend bij alle teamleden. Zodat iedereen er naar kan kijken en mogelijk waardevolle tips kan geven waar de goederen of diensten (mogelijk voor een vriendenprijsje) te verkrijgen zijn.

Dan komt de verdeling van de lijst.

Grote hoeveelheden in sponsorpakketten indelen. Zaken waar u grote hoeveelheden van nodig heeft worden ingedeeld in de sponsorpakketten. Dus:

De benodigde financiële middelen
Een ruimte waar de recordpoging gehouden moet worden
Grondstoffen voor catering
Apparatuur voor catering (lenen)
Hekken voor afzettingen op het terrein of in het pand
Benodigdheden voor de bouwgroep
Opslagmogelijkheden
Enz,

Benader ook eens een aantal supermarkten. Hoeveel koffie, bier, frisdrank, wijn, broodjes met beleg, enz. is er niet nodig gedurende de voorbereiding van de recordpoging. Met een Supermarkt kun je een deal maken om tegen flinke korting de producten aan te schaffen. En misschien krijg je wel, wanneer ze sponsor worden, heel veel voor niets. Niet vergeten.

Kleine hoeveelheden naar het Bedelteam

Er blijven natuurlijk altijd kleine dingen of hoeveelheden van goederen of diensten over. Die zijn ideaal om door het bedelteam binnen te laten halen. Dat zet geen druk op uw gesponsorde financiële middelen.

Wat is een Bedelteam

Een bedelteam is een groep mensen die snel producten, diensten of andere zaken die nodig zijn voor uw recordpoging uit de markt trekken. Mensen met contacten, die heel goed kunnen communiceren en die doorzetten tot ze hebben wat ze willen. Topverkopers zijn zulke mensen, maar ook kleine ondernemers die zelf de verkoop van hun product doen zijn hier uitstekend voor geschikt. Doorbijtertjes, die het ook leuk vinden om dit te doen. Probeer er een paar te vangen voor uw recordpoging. Deze mensen doen het uitsluitend voor de sport en voor de eer. Geweldig. Zo’n team heb je echt nodig om de laatste loodjes binnen te halen.

Strakke notatie van de voortgang, afvinken van goederen, diensten

Houd heel goed bij wat er al gerealiseerd is. Laat het secretariaat de afspraken naar de sponsor of toezeggers bij het bedelteam bevestigen. Is die bevestiging terug, dan pas afvinken op de totaallijst. Maak aan alle teamleden bekend wat er al binnen is. Dan hoeven ze daar niet verder naar uit te kijken.

Is iets moeilijk binnen te halen, gooit dan nog een oproep met motivatie bij het hele team naar binnen. Dan kunnen die ook even mee-bedelen.

“De financiële begroting” is de naam van dit artikel. Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen van het draaiboek hoe je een recordpoging kunt organiseren. U kunt naar de volgende pagina , naar de vorige pagina of naar de eerste pagina van deze reeks.

U kunt ook rechtstreeks naar de overige artikelen in deze reeks. Die vindt u in de hoofdstukkenlijst van de reeks: “Wereldkampioen worden, hoe begin je“. Van daaruit kunt u direct doorklikken naar de verschillende hoofdstukken en onderwerpen.

Er zijn een aantal artikelreeksen op deze website. Misschien wilt u meer weten over: recordpoging aanmelden, of over de beoordeling van een recordpoging, of over de kosten van het certificeren van een record. Voor een recordpoging is geld nodig. In de reeks Sponsors zoeken en vinden leest u hoe u die gelden binnen kunt halen. Wilt u een draaiboek zien voor de opbouw van een recordpoging, lees dan de reeks: Wereldkampioen worden, hoe begin je.

Wilt u uw recordpoging direct bij ons aanmelden? Ga dan direct naar het aanmeldformulier recordpoging.

Heeft u (na het lezen) vragen, neem dan contact met ons op via ons contactformulier.