De Recordpoging
En dan is het zo ver. De dag van de recordpoging. Reken maar dat iedereen die bij het recordpogingteam hoort zenuwachtig is. Logisch ook. Als het niet zo zou zijn zou het ook niet goed zijn. Er moet een gezonde positieve spanning om het record hangen. Er komt heel veel werk op uw af die dag. Misschien moet u al een paar dagen van te voren beginnen met de voorbereidingen voor de daadwerkelijke recordpoging.
Afhankelijk van de grootte van uw recordpoging moet er o.a. aan het volgende worden gedacht:
(Het is natuurlijk niet zo dat u al deze punten moet uitvoeren. Misschien zijn er onderdelen die niet nodig zijn voor het uitvoeren en organiseren van uw recordpoging, maar we proberen zoveel mogelijk dingen te noemen. Dan kunt u in ieder geval niets vergeten.)
Het terrein of gebouw moet worden afgezet
Het is aan te raden om afzettingen te bouwen zodat u de stroom van bezoekers in goede banen kunt leiden. Niets is zo vervelend als mensen over het terrein gaan dwalen. Een goede routing maakt alles een stuk makkelijker.
Voldoende parkeerplaatsen of een shuttle dienst vanaf een nabij gelegen parkeerterrein
Maak een schatting van het aantal bezoekers. En schat in hoe die naar uw recordpoging toe komen. Is er dan voldoende parkeergelegenheid. Of is er een groot parkeerterrein in de buurt waar u de bezoekers kunt laten parkeren en eventueel met een shuttle van en naar de plaats van de recordpoging kunt laten brengen. Dat spaart heel veel ruimte in de directe omgeving van de recordpogingplaats uit. En die ruimte is belangrijk.
Het terrein of gebouw moet ingericht worden voor de recordpoging
Niet alleen is het belangrijk dat de recordpoging ongestoord kan plaatvinden. Mensen moeten ook hun weg kunnen vinden over het terrein. Denk aan
Er moet duidelijk zijn voor de bezoekers en anderen waar zij niet mogen komen. Het gebied waar de recordpoging wordt gehouden moet zeker vrij gehouden worden. Maar toch ook goed zichtbaar zodat de bezoekers goed de recordpoging kunnen volgen.
Tribunes bouwen of niet voor de toeschouwers
Wanneer u veel mensen verwacht is het mogelijk aan te bevelen om tribunes te bouwen. Die kunnen veelal voor een paar dagen gehuurd worden. Dikke rijen bezoekers is geweldig, maar de voorste rijen zien alles en de rijen daarachter zien bijna niets. Een tribune is dan de oplossing.
Er moeten VIP Boxen worden gebouwd voor de VIP’s
Wellicht heeft u ook VIP’s uitgenodigd voor uw evenement. Die hechten aan privacy en willen daar ook vaak wat tegenover zetten. Neem het in overweging.
Er moeten VIP boxen worden gebouwd voor de sponsoren en hun gasten
Heeft u sponsoren gevonden voor uw evenement, dan moet u die ook wat bieden. VIP boxen voor de sponsors en hun gasten zijn dan bijzonder welkom. De sponsoren kunnen, in een aparte ruimte rusting met hun gasten van gedachten wisselen over de recordpoging en hun betrokkenheid daarbij. En tegelijkertijd hun zakelijke contacten in een informele sfeer verstevigen.
Eventueel een gesloten videocircuit voor de VIPS en Sponsoren
Je kunt natuurlijk heel ver gaan. Wil je het heel luxe maken, dan is een gesloten beeldsysteem natuurlijk schitterend (wanneer het binnen het budget past).
Bij voorkeur een andere ingang voor de sponsoren, hun gasten en VIP’s
Sponsors en VIP’s staan er niet op te wachten om lang in een rij te staan om uw evenement of de tryouts bij te wonen. Maak een aparte ingang naar het recordpogingterrein en naar de VIP ruimtes zodat zij snel in en uit kunnen gaan.
Toegangscontrole wordt bij aanvang van de dag ingesteld
Toegangscontrole is van het allergrootste belang en moet vanaf het eerste moment op de dag van de recordpoging ingesteld worden. Niet alleen om het aantal bezoekers te registreren, maar ook om een duidelijk signaal af te geven dat er orde en rust moet zijn.
Alle recordteamleden dragen een pasje voor identificatie om vrij over het terrein te kunnen bewegen
Alle leden van het recordteam, onafhankelijk van hun functie tijdens de recordpoging, dienen herkenbaar te zijn. Natuurlijk kun je iedereen in een T-Shirt steken met “CREW” erop geprint of een andere benaming. Maar dat soor T-Shirts zijn overal te koop dus onderscheiden niet voldoende. Zorg voor goed herkenbare pasjes die op de persoon worden uitgegeven. Met een pasfoto op het pasje, alsmede naam van de persoon en de functie die hij of zij binnen de recordpoging vervult.
Maak een smoelenboek van de teamleden voor de ordedienst
Een smoelenboek is altijd handig. Een recordpoging vindt plaats binnen een beperkte tijd en in de laatste maanden of weken komen er vaak nog veel teamleden bij. Dan is het makkelijk om over een smoelenboek te beschikken zodat iedereen snel door de beveiliging in kaart kan worden gebracht.
Afgescheiden ruimten voor het recordpogingteam
Maak op de dag van de recordpoging een afgescheiden ruimte waar de mensen die de recordpoging uit gaan voeren even tot rust kunnen komen. Laat deze ruimte bewaken door de ordedienst en bepaal duidelijke regels wie er wanner binnen mag. Ook sponsors kunnen daar niet zomaar binnen lopen.
Afgescheiden kantine voor het recordpogingteam
Het zelfde geldt voor een ruimte waar wat gedronken of gegeten kan worden. Misschien kunnen beide ruimtes worden gecombineerd.
Cateringmogelijkheden over het hele terrein, diverse soorten en maten
Wanneer mensen ergens wat langer zijn ontstaat de behoefte aan eten en drinken. Een mogelijkheid om de opbrengst voor het goede doel flink op te jagen. Zorg niet alleen voor makkelijke etenswaren en drankjes. Denk ook aan het verpakkingsmateriaal en plaatsen om het afval weg te gooien. Dat laatste is belangrijk, anders gaat het zwerven en wordt het op uw recordpogingterrein een rommeltje en dat willen we niet.
VIP catering voor de sponsoren
Voor de VIP’s maken we de catering natuurlijk op maat voor de sponsors. De sponsor kan zelf bepalen hoe hij de catering er uit wil laten zien, maar moet natuurlijk daarvoor ook de rekening betalen. Communiceer daar heel duidelijk over. En leg de gemaakte afspraken goed vast op later problemen daarover te voorkomen.
Inrichten perscentrum
Het is verstandig om een perscentrum in te richten. U kunt hier de pers te woord staan en de persvoorlichter (die u zeker moet hebben) heeft daar zijn of haar eigen hoofdkwartier. Daar kan de documentatie voor de pers al klaar liggen. En een brede presentatie van de voorbereiding van de recordpoging.
Catering voor de pers
Er komt pers, als u de PR goed heeft opgezet. Nu is het natuurlijk niet verplicht om die mensen in de watten te leggen. Maar misschien heeft het wel invloed op de rapportage die de Persmensen over uw recordpoging maken. Dus ik zou er in ieder geval tijd en geld aan besteden. Caviaar en champagne is niet nodig, maar een hele goede kop koffie of thee, een lekker broodje met beleg, enz. Meenemen in uw planning.
Afgescheiden ruimte voor de pers (eventueel met internet en telefoon)
Persmensen willen filmen, fotograferen en interviewen. En dan even rust om beelden en opnamen te controleren. Creëer daar een ruimte voor. En zorg dat de catering daar aanwezig is. Kleine moeite, maar mogelijk een beter resultaat van de verslaggeving van uw evenement.
Een videoteam, dat live beelden naar centrale monitoren kan zenden (hoeft niet hoor, maar als het kan. Neem het op in de begroting.)
Zorg er dan voor dat die beelden op monitoren door uw recordpogingruimte te zien zijn. Niet alleen zeer goed sfeermakend, maar ook een aanknopingspunt om over te praten onder elkaar.
Houdt u er rekening mee dat u vooraf moet inlichten:
Gemeente
Het is altijd verstandig vooraf de Gemeente in te lichten. Niets is vervelender als tijdens of kort voor een recordpoging er een afwijzing komt van de Gemeente. Zoek contact, ga er praten en kijk of ze u ook ergens mee kunnen helpen.
Politie / Brandweer
Natuurlijk moet ook de Politie en de Brandweer ingelicht worden. Ga er even langs, leg de situatie uit en hoor wat er, wat hen betreft, nog moet gebeuren. Mogelijk komen ze even controleren, maar dat is alleen maar goed.
Lokale pers
Ja, de lokale pers, de route naar lokale bekendheid. Informeer ze met een persbericht of bel gewoon even naar de redactie. Zorg er voor dat uw Website klaar is als u dit traject ingaat.
Omwonenden / Bedrijven in de buurt
Tja, het is natuurlijk wel netjes om de omwonenden even op de hoogte te stellen dat u een recordpoging gaat houden. Zeker wanneer het een grote recordpoging is en u heel veel bezoekers verwacht. Misschien een briefje in de bus of een artikel in de plaatselijke krant. Dat geeft de omgeving ook informatie over wat u van plan bent.
En dat u moet denken aan:
Bewegwijzering
Het is altijd makkelijk voor de gasten om goed te kunnen zien waar alles is. Borden die aangeven waar de toiletten zijn. Waar je een kop koffie of iets anders kunt kopen. Hoe je op de snelste manier bij de uitgang bent. Enz.
Ordedienst buiten het terrein of gebouw / Begeleiding bij het parkeren. (om ruimte te sparen)
Wanneer u echt een grote recordpoging gaat organiseren is orde en duidelijkheid voor bezoekers, pers en andere gasten een heel belangrijk item. Stel een ordedienst in die alles in goede banen leidt. Dat brengt veel rust in het geheel en dat is heel belangrijk.
Vrijhouden van aan- en afrijd routes voor brandweer en politie
Wat ook heel erg belangrijk is is het vrijhouden van aan en afrijdroutes voor politie, brandweer en ambulance. Er zal maar wat gebeuren en de hulpdiensten kunnen de plaats van de recordpoging niet bereiken. Je moet er toch niet aan denken. Houd dit goed in de gaten en controleer deze routes tijdens het gehele evenement.
Heel veel succes met de uitvoering van uw recordpoging
En heeft u hulp nodig
neem dan even contact met ons op via ons contactformulier.
“De recordpoging” is de naam van dit artikel. Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen van het draaiboek hoe je een recordpoging kunt organiseren. U kunt naar de volgende pagina , naar de vorige pagina of naar de eerste pagina van deze reeks.
U kunt ook rechtstreeks naar de overige artikelen in deze reeks. Die vindt u in de hoofdstukkenlijst van de reeks: “Wereldkampioen worden, hoe begin je“. Van daaruit kunt u direct doorklikken naar de verschillende hoofdstukken en onderwerpen.
Er zijn een aantal artikelreeksen op deze website. Misschien wilt u meer weten over: recordpoging aanmelden, of over de beoordeling van een recordpoging, of over de kosten van het certificeren van een record. Voor een recordpoging is geld nodig. In de reeks Sponsors zoeken en vinden leest u hoe u die gelden binnen kunt halen. Wilt u een draaiboek zien voor de opbouw van een recordpoging, lees dan de reeks: Wereldkampioen worden, hoe begin je.
Wilt u uw recordpoging direct bij ons aanmelden? Ga dan direct naar het aanmeldformulier recordpoging.
Heeft u (na het lezen) vragen, neem dan contact met ons op via ons contactformulier.
