De recordpoging, het begin
Om met de opbouw van een recordpoging te beginnen moet er eerst iets zijn waar u heel goed in bent, iets wat nog nooit is gedaan, of moet er een recordpoging zijn die u denkt te kunnen verbeteren.
Is dat er, dan moet er een plan gemaakt worden hoe u de recordpoging op gaat bouwen. Het realiseren van een recordpoging is meestal een hele operatie. Er komt veel voorbereiding, planning en inzet aan te pas voordat u aan het uitvoeren van de werkelijke recordpoging kunt beginnen.
Voor het gemak hebben we het opbouwen van een recordpoging in een aantal fasen verdeeld, die in dit werkboek verder worden uitgewerkt.
Als fasen noemen we:
- Het opzetten van een Stuurgroep, het management team van het recordpogingteam
- Omschrijven van de recordpoging
- Keuzes maken, voor welk record gaat u
- Vergunningen, voorschriften en verzekeringen
- Aanvragen van certificering voor de recordpoging
- Aanpassen van de recordpogingsomschrijving
- Ontvangen van het akkoord op de recordpoging omschrijving en pakket van eisen
- Hoe groot gaat het worden
- Wel sponsoren, geen sponsoren
- Ontwikkelen van een recordpogingdraaiboek
- Maken van een financiële begroting
- Uitbouwen van het recordpogingteam
- Taakverdeling maken
- Oefenen, Oefenen, Oefenen en bijsturen
- Vaststellen van Plaats & Tijd
- Try-outs
- Generale repetitie
- Recordpoging
- Feest
Alle fasen gelden niet voor elke recordpoging. Maar in grote lijnen is voor iedere recordpoging een groot deel van deze fasen toepasbaar.
Gaat u een heel klein persoonlijk record vestigen, dan kunt u natuurlijk de fasen uit de lijst schrappen die niet echt nodig zijn. Wees er niet te snel mee, met dat schrappen. Deze fase indeling voorkomt dat u zaken vergeet en in een later stadium heel veel om moet gooien of aan moet passen.
Eerst moet er een stuurgroep worden opgebouwd om de recordpoging te coördineren.
Wanneer je gaat voor het realiseren van een recordpoging, dan is de eerste stap het opbouwen van een Stuurgroep voor het recordpogingteam. Want het is eigenlijk onmogelijk om een recordpoging alleen uit te voeren. Natuurlijk zijn daar voorbeelden van, maar het kost heel veel tijd om zonder hulp een recordpoging op te bouwen.
En daarnaast, het is heel erg leuk en positief om bij een recordpoging betrokken te zijn, dus er is al snel een enthousiast team te bouwen. Vrienden, kennissen, vakgenoten, mensen die dezelfde sport beoefenen.
Maar er is ook iemand nodig als coördinator van het geheel, die ook als voorzitter van de Stuurgroep gaat fungeren. Iemand die de rode draad van de recordpoging voortdurend in de gaten houdt en de planning bewaakt. Natuurlijk kan die persoon dat niet alleen, maar daarover later meer.
Ook een financiële man of vrouw is een waardevolle (en eigenlijke noodzakelijke) aanwinst voor het team. Want zeker als de ontwikkeling van de eerste fasen is afgerond, dan moet er heel veel gecijferd en gerekend worden. De haalbaarheid moet van het begin af gemeten worden. Er moet een begroting komen.
Er moet, wanneer u het record vanuit b.v. een Stichting, Vereniging of een Coöperatie gaat organiseren (wat wij overigens bijzonder aanbevelen), een boekhouding opgezet worden en strak bijgehouden worden.
En gaat u inderdaad voor het uitvoeren van een record binnen een Stichting, Vereniging of Coöperatie, dan moet er een boekhouding worden bijgehouden volgens de regels van de Belastingdienst. Er moet BTW aangifte worden gedaan. Er moet een jaarrekening worden opgesteld.
Ga bij de opbouw van die Stuurgroep van het recordpogingteam in eerste instantie eens uit van:
- De recordhouder zelf. Of de leider van de groep die het record gaat vestigen
- De coördinator en voorzitter van de stuurgroep
- De financiële man of vrouw en penningmeester van de stuurgroep
- Een secretaris of secretaresse en secretaris van de stuurgroep
- En eventueel een kundig adviseur op dit gebied
Een adviseur kost geld, maar kan u, doordat hij problemen, fouten, mogelijke onduidelijkheden, enz. vroeg kan signaleren, u heel veel tijd en kosten besparen. En wanneer u sponsoren in het plan meeneemt kunnen de kosten van de adviseur in de begroting worden opgenomen.
Het is zeer aan te bevelen om vanaf de eerste ontmoeting en bespreking alles goed vast te leggen. Een recordpoging is heel leuk om te doen, maar wanneer alles niet goed wordt geadministreerd is het na een paar weken niet meer duidelijk wat er is afgesproken.
Dus:
- Notulen maken van vergaderingen en bijeenkomsten. Heeft u een model nodig, dan kunt u dat bij ons aanvragen
- Alle afspraken duidelijk schriftelijk vastleggen. In de notulen, op de besluitenlijst en in een actielijst. Ook kenbaar maken aan het gehele recordteam.
- Een centraal punt creëren waar alle administratieve zaken worden verzameld. Maak een soort van secretariaat voor de recordpoging. Kan ook gaan fungeren al overlegplaats en als perscentrum.
- Een website maken voor de recordpoging. Deze website kan niet alleen bekendheid brengen voor de recordpoging maar kan ook, als centraal communicatiepunt fungeren voor de recordpoging. Door een beveiligd deel te maken kan iedereen van het recordteam (die allemaal een code hebben) snel even kijken wat er is gebeurd.
- Emailboxen voor alle betrokkenen. Iedereen beschikt dan gelijktijdig over belangrijke informatie, wijzigingen in de planning, enz. En kan, op alle tijdstippen, contact met elkaar opnemen, informatie uitwisselen en afspraken maken over de voortgang van deeltrajecten. In combinatie met de website vormt dit een sluitend communicatiesysteem voor de recordpoging, verbetert de mogelijkheden om vergaderingen efficiënt voor te bereiden.
- Voor alle afdelingen van de recordpoging direct coördinatoren aanstellen. Zonder een duidelijke structuur wordt het een rommeltje. Coördinatoren dienen gekozen te worden op basis van kennis, ervaring, vaardigheden in het leidinggeven en vaardigheden op het gebied van communicatie, planning en bewaking van doelstellingen en afspraken.
- Optimale communicatie en verslaggeving met alle betrokkenen. Via recordwebsite, mail en vergaderingen.
Naarmate de voorbereidingen vorderen wordt het recordpogingteam steeds groter, maar daarover later meer.
Deze opgave is niet volledig, maar geeft een indruk van wat er nodig is om een recordpoging voor te bereiden.
Daarnaast is het van belang om de recordpoging heel precies te omschrijven. Wat gaat er gebeuren. Er zijn al tienduizenden records gevestigd, dus het is van belang om daar goed naar te kijken om niet al verkeerd te starten.
Een record paalzitten is er al. Dan is het zaak om de eisen van dat record boven water te krijgen om te kijken of het record te breken is. En of er al een standaardisering is voor dat record. Want is er een bestaand record, dan moet het verbeterd worden. En dan moet u de eisen voor de recordpoging precies weten.
De recordpoging wordt heel gedetailleerd omschreven (voor de aanvraag voor certificering bij het IWRO (International World Records Organisation) of bij het GWRO (Guinness World Records Organisation)
Wanneer u uw record wilt laten erkennen, dan is dat absoluut nodig. Anders kan de certificerende organisatie, de IWRO of de GWRO, niet beoordelen of het record past in het eisenpakket voor die recordpoging en wordt de aanvraag afgewezen.
Voor nieuwe records moet door de certificerende organisatie een pakket van eisen worden opgesteld. Hoe meer informatie u over de geplande recordpoging geeft, hoe makkelijker het voor de certificerende organisatie wordt om daar een pakket van eisen uit te bouwen waar uw recordpoging aan moet beantwoorden. Nogmaals, daarom is het van belang om uw recordpoging heel precies en in alle details te beschrijven.
Dan moet de keuze gemaakt worden: Welk record wilt u vestigen. Wilt u een nationaal record, een Internationaal record, een Europees record of een Wereldrecord gaan vestigen.
Het is natuurlijk heel belangrijk om te bepalen voor welk gebied het record geldt, dus welke titel de recordhouder gaat krijgen. Wanneer u gaat voor een nationaal record, dan zijn de eisen wellicht minder zwaar als wanneer u gaat voor een Wereldrecord. De concurrentie voor een Nationaal record is vaak minder.
Er kan een Nationaal record in België zijn, wat aanzienlijk hoger of lagere eisen heeft als een Nederlands record. Beide recordhouders zijn Nationaal recordhouder. Wordt het Europees bekeken, dan is één van de twee records de winnaar en dus de Europees kampioen en Europees recordhouder.
Is het record precies omschreven, dan kan er een erkenning of certificering worden aangevraagd bij de IWRO en/of GWRO.
- De GWRO beoordeelt alleen aanvragen voor Wereldrecords.
- De IWRO beoordeelt niet alleen Wereldrecords, maar ook Europese records en Nationale records (dus landenrecords)
De certificerende organisaties controleren de recordaanvraag, vergelijken die met al bestaande records en sturen de aanvrager een pakket van eisen waaraan de recordpoging moet beantwoorden.
Er kunnen door IWRO of GWRO aanpassingen gemaakt worden in de tijdsduur, in aantallen en in andere voorwaarden, voordat zij de recordpoging accepteren.
En dan moet u dringend aan de opbouw van het Draaiboek voor uw recordpoging beginnen.
En ook over de onderwerpen:
- Generale repetitie
- Recordpoging
- Afronden van de recordpoging
- Werken met de media
- Denk ook eens aan merchandising van uw recordpoging. Hier is heel veel over te schrijven. Beginnend met een passende outfit voor het team dat het record organiseert. En ook petjes, pennen, T-shirts en allerhande andere memorabilia of aandenken aan de recordpoging.
Advies & Begeleiding
Wellicht is het wenselijk om af en toe een ervaren adviseur op dit gebied in te schakelen. Dat bekort de tijd van het goed formuleren van de aanvraag tot het realiseren van de recordpoging enorm en voorkomt teleurstellingen tijdens de voorbereiding.
“De recordpoging, het begin” is de naam van dit artikel.
Er zijn een aantal artikelreeksen op deze website die een onderwerp meer uitgebreid behandelen. U kunt kiezen uit: recordpoging aanmelden, of over de beoordeling van een recordpoging, of over de kosten van het certificeren van een record. Voor een recordpoging is geld nodig. In de reeks Sponsors zoeken en vinden leest u hoe u die gelden binnen kunt halen. Wilt u een draaiboek zien voor de opbouw van een recordpoging, lees dan de reeks: Wereldkampioen worden, hoe begin je.
Wilt u uw recordpoging direct bij ons aanmelden? Ga dan direct naar het aanmeldformulier recordpoging.
Heeft u (na het lezen) vragen, neem dan contact met ons op via ons contactformulier.
