Het opbouwen van een stuurgroep
Dit wordt even een verhaal. Zet u maar schrap. Want wil je succesvol een recordpoging opbouwen en een record vestigen dan moet dat echt goed gebeuren. Een recordpoging opbouwen is niet alleen heel leuk, maar het moet wel goed georganiseerd worden anders wordt het een rommeltje en gaat het halen van het record gewoon niet lukken.
Een recordpoging opbouwen behoeft niet zo moeilijk te zijn, maar er zijn wel mensen nodig die de opbouw, ontwikkeling en uitvoering van de recordpoging aansturen en bewaken. Ook bij een kleine recordpoging is sturing nodig. Door een groep mensen die, vanaf het allereerste begin, alles plant, aanstuurt, begeleid, bijstuurt en (ja het klinkt naar) alles regelmatig controleert. Die strak op de planning zitten. Die achter de centen aan zitten die nodig zijn voor de recordpoging, want er zijn altijd kosten die betaald moeten worden. Dus er is geld nodig, maar daarover later meer.
Is zo’n Stuurgroep nodig.
Zeker, want je kunt niet alles alleen. De mensen die de recordpoging gaan uitvoeren hebben meestal de handen al vol. De ervaring leert dat zonder stuurgroep het al snel een rommeltje wordt. Dan gaat de recordpoging zeker niet succesvol worden. Dus een goed Stuurgroep is noodzaak.
Meedoen met een recordpoging is echt geweldig leuk. Samen iets bijzonders opbouwen met daarna een geweldig feest wanneer de recordpoging is gelukt en het record is gevestigd. En is het niet gelukt, want dat komt ook wel eens voor, dan toch een feest. De prestaties van allen zijn er niet minder om.
Het is meestal heel makkelijk om snel een goed team op te bouwen van mensen die enthousiast zijn. Want iemand die er geen zin in heeft moet je natuurlijk niet in je groep hebben. Maar deel uitmaken van een recordpogingteam is natuurlijk heel erg leuk. Je leert mensen mogelijk op een hele andere manier kennen. Maakt nieuwe vrienden en kennissen en verrijkt je sociale kring. Geweldig. Wie weet wat er nog uit kan groeien.
Maar er is ook iemand nodig als coördinator van het geheel, die ook als voorzitter van de Stuurgroep gaat fungeren. Die ook een beetje streng kan zijn als het moet. Die als het moet knopen door kan hakken. Iemand die de rode draad van de recordpoging voortdurend in de gaten houdt en de planning bewaakt. Natuurlijk kan die persoon dat niet alleen. Een stuurgroep bestaat uit meer mensen. Voor alle taken van de stuurgroep moet de juiste man of vrouw gezocht en gevonden worden.
Ook een financiële man of vrouw is een waardevolle (en eigenlijke noodzakelijke) aanwinst voor de stuurgroep. Want zeker als de ontwikkeling van de eerste fasen is afgerond, dan moet er heel veel gecijferd en gerekend worden. De financiële haalbaarheid moet van het begin af voortdurend gemeten worden. Er moet een begroting komen. En geld. Voor o.a. de kosten voor het uitnodigen van een inspecteur van een Certificerende Organisatie en ook de kosten van de Certificering en Registratie van je record, als de recordpoging succesvol is natuurlijk. Want de Certificerende Organisaties doen het niet voor niets. Maar ook voor andere zaken is geld nodig.
Meestal is dat geld makkelijk via sponsors te vinden. Mensen, bedrijven en andere organisaties die je enthousiast maakt voor je idee en je recordpoging. Het kiezen van een goed doel, waar de opbrengst van je recordpoging naar toe gaat kan daar bij helpen. Maar je moet bij de sponsors wel even aan de bel trekken natuurlijk. Doe je dat niet, dan komt er ook niets. En zorg daarbij voor een goede voorbereiding, het verhaal moet wel goed in elkaar zitten. (denk even aan de website. Daarover later meer)
Hoe groot het allemaal wordt is van heel veel factoren afhankelijk. Je kunt natuurlijk een kleine recordpoging houden. Maar wordt het groter, en komen er sponsors in beeld, dan moet er ook een goede verslaggeving zijn van het gebruik van geld en middelen.
Er moet, wanneer u het record vanuit b.v. een Stichting, Vereniging of een Coöperatie gaat organiseren (en als het een flinke recordpoging wordt dan bevelen wij dat aan), een boekhouding opgezet worden. En gaat u inderdaad voor het uitvoeren van een record binnen een Stichting, Vereniging of Coöperatie, dan moet er een boekhouding worden bijgehouden volgens de regels van de Belastingdienst. Er moet BTW aangifte worden gedaan. En er moet uiteindelijk, als alles is afgerond, ook een jaarrekening worden opgesteld. Zoek voor de financiën en administratie / boekhouding een vakman of vakvrouw die dagelijks ervaring heeft met dit werk en op de hoogte is van alle regels. Dat voorkomt achteraf problemen. En voor zo iemand is het ook leuk om eens iets heel anders te doen.
Ga bij de opbouw van die Stuurgroep van het recordpogingteam in eerste instantie eens uit van:
- De recordhouder zelf. Of de leider van de groep die het record gaat vestigen.
- De coördinator en voorzitter van de stuurgroep (zoek een ondernemer of oud-ondernemer)
- De financiële man of vrouw en penningmeester van de stuurgroep
- Iemand die secretaris of secretaresse van de stuurgroep wil worden
- En eventueel een kundig adviseur op het gebied van recordpogingen (bijvoorbeeld van IRSG)
Wat verder nog erg handig kan zijn:
- Iemand met kennis van Marketing/Verkoop
- Een persoon met kennis van communicatie en Public Relations
- Iemand die contacten heeft met de media
- Een automatisering deskundige/Websitebouwer
Leg alles vast en laat iedereen daar kennis van nemen
Het is zeer aan te bevelen om vanaf de eerste ontmoeting van de stuurgroep en iedere bespreking alles goed vast te leggen. Een recordpoging is heel leuk om te doen, maar wanneer alles niet goed wordt vastgelegd is het na een paar weken niet meer duidelijk wat er is afgesproken en dan gaan er problemen ontstaan en gaan mensen langs elkaar heen werken. En dat wil je niet. Dat kan zelfs zo ver uit de hand lopen dat je helemaal overnieuw kan beginnen. (we hebben daar voorbeelden van gezien)
DUS:
Notulen maken van elke vergadering en bijeenkomst
Alle afspraken duidelijk schriftelijk vastleggen. In de notulen, op de besluitenlijst en in een actielijst. Ook kenbaar maken aan het gehele recordteam. Ook wanneer het team groeit moet iedere nieuwe vrijwilliger direct van de gemaakte afspraken kennis kunnen nemen.
Wat voor dingen en afspraken moet je vastleggen?
Maar even een raar voorbeeld, maar goed om je aan het denken te zetten. Stel je doet een recordpoging stoelendans met 1000 personen. De media komen daar zeker op af want dat wordt spectaculair, daar kun je je wel een voorstelling van maken.
Stel het goede doel is Stichting KIKA, (steunt kinderen met kanker) De pers komt, filmt het geheel en een vrijwilliger van het recordteam loopt op het veld rond met een grote bolknak in zijn snater. Dat is niet zo gepast natuurlijk.) Houdt er rekening mee dat dit soort dingen door de media graag breed uitgemeten worden. En dat wil je niet. Een simpel voorbeeld, maar er zijn zo veel dingen om over na te denken
Een centraal punt creëren waar alle administratieve zaken worden verzameld
Maak een soort van secretariaat voor de recordpoging. Kan ook gaan fungeren al overleg plaats en als perscentrum. In het begin bij iemand thuis, maar het is goed mogelijk dat een sponsor een leegstaande kantoorruimte of andere ruimte beschikbaar heeft die je mag gebruiken. Als je maar aan de bel trekt met je recordpoging, dan krijg je veel meer hulp dan je zou verwachten.
Een website maken voor de recordpoging
Deze website kan niet alleen bekendheid brengen voor de recordpoging maar kan ook, als centraal communicatiepunt fungeren voor de recordpoging. Door een beveiligd deel te maken kan iedereen van het recordteam (die allemaal een code hebben) snel even kijken wat er is gebeurd. Natuurlijk is die Website ook een ideaal middel om sponsoren aan te trekken. Er staat op wat je gaat doen, maar ook wat je aan bezoekers en aandacht verwacht. Heel belangrijk. Vraag een domeinnaam aan bij een provider en sluit een hostingpakket af. Voor een paar tientjes ben je klaar. Dan heb je direct een centraal informatiepunt.
Emailboxen voor alle betrokkenen.
Iedereen beschikt dan gelijktijdig over belangrijke informatie, wijzigingen in de planning, enz. En kan, op alle tijdstippen, contact met elkaar opnemen, informatie uitwisselen en afspraken maken over de voortgang van deeltrajecten. In combinatie met de website vormt dit een sluitend communicatiesysteem voor de recordpoging, verbetert de mogelijkheden om vergaderingen efficiënt voor te bereiden..
Voor alle afdelingen van de recordpoging direct coördinatoren aanstellen
Zonder een duidelijke structuur wordt het een rommeltje. Zodra er meer mensen betrokken worden bij de opbouw en uitvoering van de recordpoging is het verstandig om direct coördinatoren aan te gaan stellen voor een groep of werkteam. Dus een coördinator veiligheid, een coördinator sponsors zoeken, een coördinator veldvoorbereiding, een coördinator middelen. Kies die mensen op basis van kennis, ervaring, vaardigheden in het leidinggeven en vaardigheden op het gebied van communicatie, planning en bewaking van doelstellingen en afspraken.
Optimale communicatie en verslaggeving met alle betrokkenen
Via recordwebsite, mail en vergaderingen, enz.
Naarmate de voorbereidingen vorderen wordt het recordpogingteam steeds groter.
Wanneer je een flinke tot een grote recordpoging gaat opbouwen, dan zijn daar misschien wel tientallen of honderden mensen voor nodig.
Geschrokken? Niet doen.
Zodra je een goede, gemotiveerde en enthousiaste stuurgroep hebt gaat het eigenlijk als vanzelf.
En is er hulp nodig van specialisten op het gebied van recordpogingen en records, neem dan gerust contact met ons op.
Heel veel succes met het opbouwen van je Stuurgroep en met het realiseren van je recordpoging.
“Het opbouwen van een stuurgroep” is de naam van dit artikel. Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen van het draaiboek hoe je een recordpoging kunt organiseren. U kunt naar de volgende pagina , naar de vorige pagina of naar de eerste pagina van deze reeks.
U kunt ook rechtstreeks naar de overige artikelen in deze reeks. Die vindt u in de hoofdstukkenlijst van de reeks: “Wereldkampioen worden, hoe begin je“. Van daaruit kunt u direct doorklikken naar de verschillende hoofdstukken en onderwerpen.
Er zijn een aantal artikelreeksen op deze website. Misschien wilt u meer weten over: recordpoging aanmelden, of over de beoordeling van een recordpoging, of over de kosten van het certificeren van een record. Voor een recordpoging is geld nodig. In de reeks Sponsors zoeken en vinden leest u hoe u die gelden binnen kunt halen. Wilt u een draaiboek zien voor de opbouw van een recordpoging, lees dan de reeks: Wereldkampioen worden, hoe begin je.
Wilt u uw recordpoging direct bij ons aanmelden? Ga dan direct naar het aanmeldformulier recordpoging.
Heeft u (na het lezen) vragen, neem dan contact met ons op via ons contactformulier.
