Hoeveel geld is er nodig voor een recordpoging

Een lastige vraag die we in dit artikel gaan proberen te beantwoorden. Om enigszins een idee te kunnen krijgen van hoeveel geld er nodig is moet er natuurlijk een berekening gemaakt worden. En die kun je zo uitgebreid maken als je wilt. (onze mening: Hoe uitgebreider hoe beter. Dan kom je niet voor verrassingen te staan in de loop van de opbouw van je recordpoging)

Begin met het opbouwen van een Spreadsheet. In een groep is er altijd wel iemand die daar goed mee om kan gaan. En natuurlijk kun je een berekening maken op papier. Maar verandert er iets, dan kost het weer een heleboel tijd om alles opnieuw door te rekenen. Die tijd kunt u beter ergens anders voor gebruiken.

In dit artikel gebruiken we Microsoft Excel. Maar er zijn natuurlijk meer goed spreadsheetprogramma’s.

Inventariseren

Allereerst gaan we inventariseren welke kosten er mogelijk gemaakt moeten worden. We nemen aan dat u al een plan heeft gemaakt hoe de recordpoging er uit gaat zien. Op basis daarvan moeten dan ook de kosten worden berekend.

Houd bij het opstellen van een kostenberekening rekening met het volgende:

Ga bij het opstellen van je berekening uit van een zo groot mogelijke recordpoging

Probeer in brainstormsessies aan zoveel mogelijk dingen te denken

Doe dat brainstormen in het begin van de opbouw van de recordpoging zeer regelmatig en met een paar mensen. Maak een verslag van die bijeenkomsten en noteer alle punten die van belang zijn.

Je kunt bij een sponsor maar één keer geld halen

Kom je zonder goede reden nog een keer geld vragen, dan wordt jou rekenkennis ernstig in twijfel getrokken en dat is niet goed voor het vertrouwen van de sponsor in je recordpoging. Kom je later nog een keer terug voor geld, dan wordt je berekening in twijfel getrokken. Doe het dus gelijk goed

Houd rekening met calamiteiten

Er kunnen wel eens dingen verkeerd gaan en er zullen ook dingen niet gaan zoals je bedoeld hebt. Geef ook in je berekening dit aan door voorzieningen te treffen voor mogelijke problemen. Doe de problemen zich niet voor, dan is er dus een grotere opbrengst voor het “Goede doel” wat je als begunstigde voor je recordpoging hebt uitgekozen.

Je mag in de plan natuurlijk wel zeggen: “We gaan nu uit van deze grootte. Als de recordpoging dan aanzienlijk groter wordt dan hebben we natuurlijk meer geld nodig”. Zo kun je wel nog een keer om meer geld komen vragen zonder dat het vertrouwen in je recordpoging vermindert. Want meer aandacht komt weer ten gunste van je sponsors en het is een logische reden om nog eens aan de bel te trekken. Een reden die wordt geaccepteerd.

Hoe gaan we beginnen

Maak een onderscheid tussen de kosten die nodig zijn voor de opbouw en de kosten die je moet maken op de dag van de recordpoging.

Heb je de begroting klaar, maak dan een onderbouwing van de kosten. Hoe ben je tot die bedragen gekomen en wat is de onderbouwing erachter.

Welke kostensoorten kunnen we onderscheiden:

We gaan hier uit van een klein voorbeeld van een recordpoging. U zult begrijpen dat een begroting voor een grote recordpoging een hele grote omvang kan krijgen. Niet erg, maar wel veel rekenwerk.

Aan welke kosten moeten we denken:

Locatiekosten

Je zult de recordpoging ergens moeten houden. Dat kan in de zomer wellicht in de open lucht, maar het kan natuurlijk ook regenen. Wat doe je dan. Op de dag zelf een grote circustent huren wordt toch wat moeilijk te organiseren. Dus dat moet je goed voorbereiden. Mogelijk is er een kennis of een kennis van een kennis met een hele grote hal die leeg staat. Misschien mag je die een poosje lenen of voor een heel laag bedrag huren. (Je hebt dan eigenlijk al een sponsor te pakken, de eigenaar van de hal) Houdt rekening met alle weertypes en met de tijd van het jaar.

Cateringkosten

Vanaf het moment dat je gaat beginnen met de opbouw van je recordpoging komen er kosten. Het is natuurlijk wel fijn als je gaat vergaderen en er is een kopje koffie. Of iets anders. En aan het eind van de avond een drankje. Misschien een hapje. Misschien is er wel een tante of een nicht die geweldige gehaktballen kan maken. Lekker op een broodje. Maar ja, uit je eigen zak 20 fanatieke voorbereiders gaan voeden, dan wordt ook een beetje te gek. Dus benader direct de plaatselijke supermarkten en laat ze de recordpoging sponsoren. Dan zijn dit soort zaken afgedekt.

Materialen

Pas bij het doorbouwen van het plan voor de opbouw en uitvoering van de recordpoging kom je tot een lijst van benodigde materialen. Van wegafzetting tot bewegwijzering. En natuurlijk afhankelijk van de grootte van je recordpoging heb je meer nodig. Meer van alles. Houdt daar rekening mee.

De Certificerende Organisatie kosten

De Certificerende Organisatie die uw recordpoging komt bezoeken om uw recordpoging te beoordelen en, in geval van succes, het dan door u gevestigde record zal certificeren en registreren kost natuurlijk ook geld.

Een voorbeeld

Voordat we het voorbeeld laten zien en bespreken eerst een aantal opmerkingen:

Dit is een zeer beperkt voorbeeld van een kleine opzet. Bij een grote recordpoging omvat de berekening meerdere tot veel bladen en sub-bladen
Er is maar een aantal onderdelen opgenomen om het overzichtelijk te houden
We gaan in dit voorbeeld uit van een recordpoging in augustus 2020, waarbij we serieus met de voorbereidingen beginnen in januari 2020
De benodigde gelden worden per maand genoteerd. U heeft natuurlijk niet in één keer alles nodig. Maar er moet wel een duidelijk overzicht zijn wat er in het totaal nodig is aan geld en middelen
We kijken bij deze financiële kostenplanning nog in het totaal niet naar de inkomsten. Eerst eens een totale opstelling maken op basis van het ideale plan. Wanneer de opbrengsten worden berekend kunnen we altijd nog gaan aanpassen en strepen om de inkomsten en de uitgaven op elkaar aan te sluiten.

We behandelen de hiervoor aangegeven kostensoorten en onderbouwen daarbij direct de bedragen:

Cateringkosten

Cateringkosten begin je te maken vanaf de eerste bijeenkomst voor je recordpoging. De Kerngroep die de recordpoging helemaal op gaat zetten wil natuurlijk ook wel een kopje koffie of iets anders tijdens de bijeenkomsten. En misschien een broodje of . . . . In de meeste gevallen zult u bij iemand thuis gaan beginnen. Maar het kan natuurlijk niet zo zijn dat degene wiens huis het is dan met alle kosten opgezadeld wordt. We hebben daar in de begroting kosten voor opgenomen. En omdat de groep waarschijnlijk groeit en naar mate de recordpogingopbouw vordert er meer tijd in wordt gestoken zullen die kosten per maand stijgen. Niet erg, maar houdt er wel rekening mee bij het berekenen van de kosten.

Locatiekosten

Zoals we al aangaven, meestal begin je bij iemand thuis. Maar op een bepaald moment wordt de groep te groot om dat te laten passen. Ook is het fijn om een eigen locatie te hebben waar je alle betrokkenen kunt ontvangen. Ook een plek waar de sponsors eens kunnen komen kijken hoe het er voor staat. Waar je try-outs kunt houden. Waar je onderdelen van je recordpoging kunt testen. Waar je de benodigde materialen kunt opslaan.

Misschien kun je via een kennis of relatie een pand huren voor een schijntje wat momenteel leeg staat en wat, naar verwachting niet snel wordt verhuurd. En daar zijn mogelijkheden voor. De verhuurder van het pand is dan één van de eerste sponsors, doordat hij of zij het pand beschikbaar stelt voor een scharrelprijs of misschien zelfs wel om niet. We hebben in de begroting hier 100 euro per maand voor opgenomen. Er moet ook water zijn, elektriciteit en misschien verwarming, dus een stukje tegemoetkoming in die kosten is natuurlijk heel redelijk.

Ook zijn er bedrijven die leegstaande panden beheren en waar je, als je je verhaal goed uitlegt, voor een scharrelprijs een periode over een pand kunt beschikken.

Spullen kun je natuurlijk ook opslaan in containers die gewoon buiten staan als je niet genoeg ruimte heb in je pand en er is b.v. een buitenterrein wat is afgesloten. Dus ook nog even bij een containerverhuurder langs met je verhaal. Er staan er voldoende leeg te wachten.

Schoonmaakkosten locatie

We hebben hier voor de maandelijkse kosten alleen de kosten van de schoonmaakmiddelen opgenomen in de begroting. In de laatste maand, de maand van de recordpoging, gaan de kosten ineens omhoog. Er van uitgaand dat je dan een professioneel bedrijf inhuurt om de ruimte die je gebruikt goed schoon te maken. Misschien kun je dat zelf, maar is dat niet zo, dan er een bedrag voor opnemen in de begroting.

Materialen

Wellicht heb je voor je recordpoging materialen nodig. Denk eens aan:

Terrein afzetting
Klapstoelen
Vergadertafel
Flipover
Maar misschien ook wel een Viploungeinrichting
Lopers voor op de vloer
Tijdelijke vloerbedekking
Bewegwijzering
Enz. Enz.

Ook voor die zaken gaan we natuurlijk sponsors zoeken. Maar misschien kun je niet alles laten sponseren, dus neem er een stelpost voor op in je begroting. Lukt het wel om alles te sponsoren, dan blijft er weer meer geld over voor het GOEDE DOEL en dat is natuurlijk ook fijn.

Beveiliging

Mogelijk is het nodig dat je op de dag van de recordpoging beveiliging inhuurt. Het is natuurlijk wel zaak om alles ordelijk te laten verlopen. En beveiligen is toch echt een vak apart. Dus ook hier is een stelpost voor opgenomen, uitsluitend voor de dag van de recordpoging. Een aantal goede beveiligers zorgen door hun aanwezigheid al voor rust in de tent.

Print- & Kopieerwerk

U zult in de opbouw van de recordpoging ook het e.e.a. op papier gaan zetten. Misschien flyeren in de omgeving of in de stad of het dorp waar u de recordpoging gaat houden.

Daarnaast is het van belang om het Plan van de recordpoging, waar u de sponsors mee binnen gaat halen, er zeer professioneel uit te laten zien. Misschien kunt u het zelf, maar anders is een reclamebureau of een drukkerij een goede aanvulling op uw groep. Mogelijk doen zij het als sponsor, maar is dat niet zo dan zult u er kosten voor moeten maken. Want u kunt niet zonder en het moet er piekfijn uit zien.

Website

Natuurlijk is er een website nodig voor uw recordpoging. En die moet er ook gelikt uitzien. Misschien is er iemand in de groep die perfect websites kan bouwen. Is dat niet zo, dan zult u die kennis en vaardigheid in moeten huren. Ga voor een website met Blogmogelijkheden. Wat het is van belang dat er zoveel mogelijk informatie over uw recordpoging op de website komt. Houd alle ontwikkelingen bij in een BLOG. Maak foto’s en filmpjes en zet ze op de site of op YouTube/Instagram.

En vergeet de bloopers niet te plaatsen, want die trekken vaak de meeste aandacht.

Kosten dag recordpoging

Op de dag van de recordpoging komen er nog een heleboel kosten bij, maar die moet u echt even apart berekenen en dan als totaalbedrag in de maand van de recordpoging opnemen in de begroting.

Geplande bijdrage GOEDE DOEL

Tja, en dan de opbrengst voor het goede doel. Ga bij heb opbouwen van de begroting uit van een streefbedrag. Door meevallers en tegenvallers kan dit bedrag natuurlijk wijzigen.

Het zou mooi zijn als u op de dag van de recordpoging al weet wat er als bijdrage aan het goede doel kan worden gegeven, want dan kunt u dat tijdens de recordpoging al uit gaan reiken. Een prachtig persmoment.

Draaiboek recordpoging

We hebben in onze website een draaiboek voor een recordpoging opgenomen waar u een logische opbouw van een (grote) recordpoging. Lees die pagina’s eens door. Mogelijk helpt het u om een logische opbouw te maken. Natuurlijk behoeft u het draaiboek niet volledig te volgen. De ene recordpoging is kleiner dan de andere dus u kunt er ook elementen uit meenenen.

Heel veel succes met de opbouw en uitvoering van je recordpoging

“Hoeveel geld is er nodig voor een recordpoging” is de naam van dit artikel. Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen over het onderwerp: “Sponsors zoeken en vinden”. U kunt naar de volgende pagina, naar de vorige pagina of naar de eerste pagina van deze reeks.

U kunt ook rechtstreeks naar de overige artikelen in deze reeks. Die vindt u in de hoofdstukkenlijst van de reeks: “Sponsors zoeken en vinden“. Van daaruit kunt u direct doorklikken naar de verschillende hoofdstukken.

Er zijn een aantal artikelreeksen op deze website. Misschien wilt u meer weten over: recordpoging aanmelden, of over de beoordeling van een recordpoging, of over de kosten van het certificeren van een record. Voor een recordpoging is geld nodig. In de reeks Sponsors zoeken en vinden leest u hoe u die gelden binnen kunt halen. Wilt u een draaiboek zien voor de opbouw van een recordpoging, lees dan de reeks: Wereldkampioen worden, hoe begin je.

Wilt u uw recordpoging direct bij ons aanmelden? Ga dan direct naar het aanmeldformulier recordpoging.

Heeft u (na het lezen) vragen, neem dan contact met ons op via ons contactformulier.