Opbouwen van een recordteam

Dat is de volgende stap in het proces. Wat houdt dat in? Een recordpoging doen en een record vestigen of verbeteren is niet iets wat je alleen doet. Wil je succes hebben, dan moet het ook echt goed gebeuren. In het vorige hoofdstuk hebben we al over de Stuurgroep gesproken, die van het allergrootste belang is voor het succes van een recordpoging. Want degene of degenen die de recordpoging gaan doen en het record gaan vestigen, het zogenaamde KERNTEAM van de recordpoging, die hebben al genoeg aan hun hoofd. De organisatie van de recordpoging wordt ingevuld door de stuurgroep die een omgeving bouwt waarin het hele recordteam haar record kan vestigen

Wanneer we een indeling maken in groepen die betrokken zijn bij een recordpoging of het uitvoeren van een record, dan zijn er eigenlijk drie groepen:

Het Kernteam van de recordpoging
De Stuurgroep van de recordpoging
Het Recordteam

En om de groepen nog even heel duidelijk te plaatsen:

Het Kernteam

Kernteam leden Recordpoging Jagerbombs / Jagertrain — Een aantal leden van het Kernteam van de recordpoging Jagerbombs/Jagertrain in de Koestal te Hasselt – België

Het Kernteam van de recordpoging zijn de mensen die de recordpoging echt uit gaan voeren. Dat kan één persoon zijn, of een tiental personen. Of in het voorbeeld van het stoelendansrecord bestaat het Kernteam van de recordpoging Stoelendans uit 6161 personen. Het kernteam kan dus iedere omvang hebben.

De Stuurgroep

We noemden het al in een eerder hoofdstuk. De Stuurgroep is het team dat de recordpoging aanstuurt, begeleid, plant, bewaakt en controleert. Die de financiën bijhoud, maar ook de communicatie naar de media. En alle andere zaken die georganiseerd en in de gaten gehouden moeten worden.

Het Recordteam

Het Recordteam van de recordpoging is eigenlijk iedereen die direct bij de recordpoging zijn betrokken. Dus ook het Kernteam en de Stuurgroep.

Huur je mensen in om iets te doen of te leveren, dan horen die niet bij het recordteam. De sponsors horen niet bij het recordteam, dat is weer een andere groep, die op een andere manier bij de recordpoging betrokken zijn.

Je kunt dus bij verschillende groepen horen wanneer je mee doet aan een recordpoging, maar je kunt dus ook bij een aantal of alle groepen horen waar een recordpoging uit bestaat.

Voorbeeld

Stel, je gaat het wereldrecord stoelendans vestigen. (Dat is nog niet zo simpel,, want er is in Zoeterwoude – Nederland in 1988 al een Wereldrecord Stoelendans gevestigd met 6161 deelnemers. Dus je zult toch echt een flinke vriendenclub moeten hebben om dit te verbeteren. Maar met een paar grote scholen of een aantal voetbal- of andere sportverenigingen moet het zeker lukken.

Het recordteam bestaat dan niet alleen uit die 6161 deelnemers.

Natuurlijk hoort de Stuurgroep ook bij het recordteam
Er moeten stoelen klaar gezet worden. Die moeten eerst bij elkaar gehaald worden. (Of gehuurd worden, maar we denken dat er toch wel een paar zullen sneuvelen in de laatste fase van de recordpoging). De mensen die zorgen voor het verzamelen, het plaatsen, het ophalen en weer wegbrengen van de stoelen horen natuurlijk ook bij het recordteam
Maar er moet, met zo’n grote groep mensen ook gezorgd worden voor de veiligheid
En er moet een EHBO post zijn, voor het geval dat er iets mis gaat. Dat kan een schaafwond zijn of een verzwikte enkel, maar het kan natuurlijk ook ernstiger zijn, dus daar moeten voorbereidingen voor worden getroffen om direct in te kunnen grijpen. Met zo’n grote ploeg deelnemers is het zeker verstandig om een dokter bij het team te halen en misschien zelfs wel een ambulance klaar te laten zetten.
Iedereen wil op z’n tijd wat drinken en wat eten, daar moet natuurlijk ook voor worden gezorgd. Voor 6161 deelnemers is dat ook een hele operatie

U begrijpt dat alle mensen, die betrokken zijn bij de recordpoging, zowel bij de organisatie als de uitvoeren en ook voor het opruimen automatisch LID zijn van het RECORDTEAM.

Meer taken meer mensen

Wanneer je begint met de opbouw van de recordpoging, dan zijn er nog maar een aantal mensen nodig om de basis te leggen. Maar al snel wordt dat meer. Want wanneer de Stuurgroep van de recordpoging regelmatig vergadert en brainstormt over de ontwikkeling van de recordpoging dan komen er al heel snel veel onderwerpen aan de orde en wordt het aantal taken wat moet worden uitgevoerd steeds groter. Dus heb je nieuwe mensen nodig die ook hun steentje bij gaan dragen.

Denk eens aan taken als:

Catering

Vanaf het eerste begin moet er toch gezorgd worden voor de inwendige mens. In de eerste weken is dat een kopje koffie bij een vergadering, maar als het Kernteam gaat trainen moet er toch wat meer komen. Een frisdrank of een watertje. Iets te eten, enz. Het is natuurlijk goed om dit soort zaken in eigen beheer te houden. En wanneer er een ruimte te vinden is waar je elkaar kunt ontmoeten (misschien een leeg bedrijfspand (er staan er zat leeg, ga eens praten met gemeente of met de verhuurder van een leegstaand pand), een buurthuis, een . . . .) En denk er aan, het mag geen geld kosten. Laat de verhuurder de recordpoging sponsoren door het beschikbaar stellen van de ruimte, gas, licht en water. Of zoek een sponsor die die kosten voor z’n rekening neemt. Vergeet niet, een goede catering is een prima bindmiddel voor de groep. Gezellig. En wanneer je een vriendelijk omaatje kunt vinden die geweldige broodjes gehaktbal kan maken, er een frituurpan staat voor een kroket of frikandel speciaal en misschien ook een frietje, dan is succes eigenlijk al verzekerd. Benader eens een lokale shoarmatent om mee te doen. Of, bij warm weer, een ijscoman of vrouw. Ideeën genoeg?

Beveiliging

Ja, dit is een beetje een naar onderwerp, maar we leven in een maatschappij waar beveiliging echt nodig is. Niet alleen voor mensen die ongein willen uithalen. Maar de aanwezigheid van beveiligers brengt rust. Zij kunnen bezoekers ook de weg wijzen. Kunnen bij onregelmatigheden waarschuwen en eventueel contact leggen met de politie. Kunnen ook een terreinverbod geven aan mensen die zich in de voorbereidingen of tijdens de recordpoging misdragen. Die komen er niet meer in, want die verstoren de gezelligheid, en dat is niet de bedoeling. En herkenbare beveiligingsmensen gevel natuurlijk ook een duidelijk signaal af: “Hier veroorzaak je geen narigheid of ruzie”. Een veilige gedachte.

Voorbereiding recordpoging

Er moet natuurlijk heel veel worden voorbereid. Niet alleen de organisatorische dingen. Het terrein, de hal of de ruimte, waar de recordpoging wordt gehouden, moet opgeleukt worden. Er moeten misschien lijnen getrokken worden. Extra verlichting worden aangelegd. Een voorziening voor de catering worden gemaakt. Bewegwijzering worden gemaakt en opgehangen naar de toiletten. Aanwijzingen worden geplaatst waar bezoekers kunnen parkeren. Misschien is het bij uw recordpoging niet allemaal nodig, maar denk er goed over na, want op de dag van de recordpoging kun je bijna niets meer wijzigen.

Spullen

Misschien heeft u voor de recordpoging (we noemen het maar even) SPULLEN nodig. Wat kan dat zijn: Stoelen bijvoorbeeld. Misschien zelfs wel tribunes. Een VIP plek voor de sponsors. Routeborden, markeringen, dranghekken. Het opzoeken van de nodige spullen is een apart feest en daar heb je echt een apart team van vrolijke bedelaars en zeikers voor nodig. Mensen die vol kunnen houden en alle mogelijke leveranciers voortdurend stalken. Geweldig leuk om te doen.

Zo groeit het RECORDTEAM

Als het een stukje op gang is komen er misschien wel elke dag mensen bij. Want het organiseren en opbouwen van een recordpoging is verschrikkelijk leuk.

Die mensen moeten wel direct een plekje krijgen in de groep. De overlegstructuur moet goed in elkaar zitten. Krijg je er nieuwe mensen bij, dan moeten ze natuurlijk ook wel een bijdrage kunnen leveren, dus houd een intakegesprek en onderzoek eens wat die nieuweling leuk vind, wat hij of zij kan en wat hij of zij wil gaan doen bij de recordpoging. Het is verstandig om voor de intake ook een team op te bouwen. Het hoofd van dat team zit natuurlijk ook in de stuurgroep, want hij of zij moet de ontwikkelingen steeds bijhouden en aan de hand daarvan een inventarisatie maken van wat voor mensen er nu nog nodig zijn. Dus die snel gevonden moeten worden door het team.

SCHRIK NIET TERUG VOOR DE HOEVEELHEID WERK

Wanneer je een recordpoging op gaat bouwen komt daar veel bij kijken. Maar de ervaring leert dat het eigenlijk van zelf gaat als je:

Een goede stuurgroep opbouwt
Met zoveel mogelijk mensen enthousiast praat over je recordpoging
Zoveel mogelijk mensen enthousiast maakt voor je recordpoging
Zoveel mogelijk bij mogelijke sponsors aan de bel trekt
Zorgt voor gezelligheid en teamspirit

Heet u nog vragen, neem dan even contact met ons op via ons contactformulier.

Heel veel succes met de opbouw van uw RECORDTEAM.

“Het opbouwen van een recordteam” is de naam van dit artikel. Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen van het draaiboek hoe je een recordpoging kunt organiseren. U kunt naar de volgende pagina , naar de vorige pagina of naar de eerste pagina van deze reeks.

U kunt ook rechtstreeks naar de overige artikelen in deze reeks. Die vindt u in de hoofdstukkenlijst van de reeks: “Wereldkampioen worden, hoe begin je“. Van daaruit kunt u direct doorklikken naar de verschillende hoofdstukken en onderwerpen.

Er zijn een aantal artikelreeksen op deze website. Misschien wilt u meer weten over: recordpoging aanmelden, of over de beoordeling van een recordpoging, of over de kosten van het certificeren van een record. Voor een recordpoging is geld nodig. In de reeks Sponsors zoeken en vinden leest u hoe u die gelden binnen kunt halen. Wilt u een draaiboek zien voor de opbouw van een recordpoging, lees dan de reeks: Wereldkampioen worden, hoe begin je.

Wilt u uw recordpoging direct bij ons aanmelden? Ga dan direct naar het aanmeldformulier recordpoging.

Heeft u (na het lezen) vragen, neem dan contact met ons op via ons contactformulier.