Recordpogingteam uitbouwen
Recordpogingteam uitbouwen is de volgende fase in het proces. We zijn al aardig op weg, maar nu moet alles uit worden uitgebouwd. De basis is klaar, de stuurgroep staat, het recordteam is er en oefent, nu gaan we de uiteindelijke recordpoging voorbereiden. En daar zijn natuurlijk meer mensen voor nodig.
In de meeste gevallen begint een recordpoging met een stuurgroep. In een bedrijf zou dat het management team heten. Die stuurgroep zou gevormd moeten worden door:
- De Recordhouder of de leider van de groep die het record uit gaat voeren
- De coördinator (het is van het allergrootste belang dat de coördinator zo snel mogelijk wordt gevonden, want zeker in het begin ligt er een grote taak voor hem of haar)
- Een financiële man of vrouw
Maar als de definitieve beslissing is genomen om door te zetten en de eerste handelingen zijn verricht, dan is het zaak om snel het recordpogingteam uit te bouwen. De werkdruk voor de Stuurgroep moet worden verlaagd, want als de opbouw een feit is moet er veel gestuurd worden en daar hebben zij de handen vol aan.
Maak, als stuurgroep, een schets van de recordpoging, als basis voor het recordpoging draaiboek, over het hele traject.
- Het uitwerken van het plan voor de recordpoging
- Het voorbereiden en indienen van de aanvraag bij de Certificerende Organisatie
- Het maken van de planning en het organogram
- De opbouw van de recordpoging
- De opbouw van het recordpogingteam
- De try-outs op alle terreinen van de recordpoging
- De generale repetitie
- De recordpoging zelf
- De afronding van het project
Hierbij is het van heel groot belang om, op basis van de behoeften die uit de schets komen, een inventarisatie te maken van:
De taken die moeten worden uitgevoerd
Bij het opbouwen van het recordpogingplan en/of draaiboek is het verstandig om direct een opstelling te maken van de mensen en functies die nodig zijn om de recordpoging goed af te ronden
Welke functies daar voor nodig zijn
Maak een uitgebreide inventarisatie van de functies die nodig zijn, voor de opbouw, voor de catering, voor de vergunningen, voor de beveiliging, enz.
De kwaliteiten en ervaring die voor iedere functie nodig zijn
Het is verstandig om voor iedere deelnemer aan het recordpogingteam de benodigde kwaliteiten in kaart te brengen. Hij of zij die de financiën gaat doen moet daar uiteraard wel voldoende kennis van hebben en het liefst ook in die sector werken. Dat vergemakkelijkt heel veel bij de uitvoering van uw project.
Schat in hoeveel werk iedere functie inhoud
Wanneer je mensen gaat werven voor je project is het wel goed om te weten hoeveel tijd zij in het project moeten gaan stoppen. Maak een eerste inschatting. In de loop van de opbouw van de recordpoging zal de tijd die de deelnemers gaan investeren vanzelf meer worden, maar ja, dat is dan eigen keus.
Deel de functies in afdelingen in
Zet de opbouw van het recordpogingteam gelijk goed op. Zie het als de opbouw van een bedrijf. Maak afdelingen, die zich uitsluitend concentreren op het uitvoeren van één bepaald takenpakket. Bijvoorbeeld: financiën, beveiliging, parcoursopbouw, catering, sponsors zoeken, bedelteam, enz.
Zoek direct een coördinator voor elke afdeling, ook al is de afdeling nog maar één persoon groot
Wanneer je een nieuwe groep of afdeling opbouwt binnen je recordpoging, zet er dan direct een coördinator op. Die kan vanaf het eerste begin de opbouw controleren en aansturen en is dan het aanspreekteam van die groep. Heel handig voor het Centraal overleg.
Bepaal de kwaliteiten en ervaring die voor de leidinggevende/coördinator van die afdeling nodig zijn en kies op basis daarvan de coördinator
Je wilt natuurlijk wel sterke mensen aan het hoofd van een afdeling of groep. Doe een intake gesprek, controleer op de persoon beantwoord aan de eisen die je voor die functie hebt gesteld.
Zet alle coördinatoren dubbel
Als het enigszins kan krijgt iedere coördinator van een groep zo snel mogelijk een assistent-coördinator. Mocht de coördinator uitvallen, om wat voor reden dan ook, dan staat de vervanger/assistent klaar om die plaats in te vullen en de afwezigheid van de coördinator van de afdeling op te vangen. Als het even kan zeker doen. De coördinator kan vanuit zijn eigen groep natuurlijk ook een assistent kiezen. Nog beter.
Zijn de benodigde afdelingen bepaald en zijn de coördinatoren gevonden en aangesteld, bouw dan de rest van het team op
Sommige afdelingen zullen klein blijven, maar als je voldoende vrijwilligers kunt krijgen om mee te doen, dan is dat altijd aan te bevelen. Hoe meer mensen, hoe makkelijker de uitvoering van alle taken wordt.
Laat bij voorkeur de coördinatoren hun eigen team kiezen. Want zij moeten er mee werken
“Recordpogingteam uitbouwen” is de naam van dit artikel. Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen van het draaiboek hoe je een recordpoging kunt organiseren. U kunt naar de volgende pagina , naar de vorige pagina of naar de eerste pagina van deze reeks.
U kunt ook rechtstreeks naar de overige artikelen in deze reeks. Die vindt u in de hoofdstukkenlijst van de reeks: “Wereldkampioen worden, hoe begin je“. Van daaruit kunt u direct doorklikken naar de verschillende hoofdstukken en onderwerpen.
Er zijn een aantal artikelreeksen op deze website. Misschien wilt u meer weten over: recordpoging aanmelden, of over de beoordeling van een recordpoging, of over de kosten van het certificeren van een record. Voor een recordpoging is geld nodig. In de reeks Sponsors zoeken en vinden leest u hoe u die gelden binnen kunt halen. Wilt u een draaiboek zien voor de opbouw van een recordpoging, lees dan de reeks: Wereldkampioen worden, hoe begin je.
Wilt u uw recordpoging direct bij ons aanmelden? Ga dan direct naar het aanmeldformulier recordpoging.
Heeft u (na het lezen) vragen, neem dan contact met ons op via ons contactformulier.
